اگر در کسب و کار‌های خدماتی و مشاوره‌ایی هستید، حتماً درباره پروپوزال (RFP: Requests for Proposal) شنیده‌اید. اگر یک طراح سایت باشید ممکن است ماهانه صد‌ها RFP از سرتاسر جهان دریافت کنید، که از شما درخواست طراحی سایت اداره‌ای، سازمانی یا هر نمونه RFP طراحی سایت دیگر شود.

برخی از این RFP‌ها دقیق هستند و تمام اطلاعاتی را که برای ارائه متقابل پروپوزال و ارزیابی‌های فنی و مالی لازم است به شما توضیح می‌دهند و برخی هم نه، به روز بودن در تکنولوژی که هر لحظه در حال تغییر است یک کار تمام وقت است، برای همین است که سفارش‌دهندگان وب سایت همیشه به دنبال حرفه‌ایی‌های این رشته هستند.

اما نوشتن یک RFP می‌تواند کار دشواری باشد، برای همین ما سعی می‌کنیم با ارائه یک نمونه و توضیح بخش‌های آن به شما کمک کنیم تا با کمترین زمان آن را تهیه کنید. اما قبل از هرکاری باید به این که RFP چیست و چه مزیت‌هایی دارد بپردازیم.

شرح خدمات (RFP) چیست؟

در یک جمله شرح خدمات یا (RFP) بیان‌کننده‌ی طرح، ‌ایده و نیازمندی‌های کارفرمای پروژه است. همچنین تعیین می‌کند که پیمانکار در ازای هزینه‌ای که دریافت می‌کند باید دقیقاً چه کاری انجام دهد، در این روش مشخص می‌شود کار پیمانکار چگونه توسط کارفرما ارزیابی خواهد شد و در انتهای پروژه کارفرما دقیقاً چه چیزی را از پیمانکار تحویل خواهد گرفت.

مزیت تهیه شرح خدمات یا RFP

تهیه RFP برای هر سازمان بسیار حیاتی است زیرا به شرکت‌هایی که قصد همکاری با سازمان را دارند، راهنمایی می‌کند که چه محصولی نیاز دارند و باید چه نوع مشخصاتی برای آن‌ها رعایت شود.

بعضی از مزایای تهیه RFP:

وضوح بیشتر:

RFP به شرکت‌ها کمک می‌کند تا نیاز‌های شما را به طور دقیق درک کنند و برای ارائه پیشنهادات، بهترین راه حل را ارائه دهند.

کاهش ریسک:

با ارائه یک RFP، شما به شرکت‌ها نشان می‌دهید که چه نوع خدمات و محصولاتی را از آن‌ها می‌خواهید. بنابراین احتمال خطا و ناهماهنگی در زمینه خدمات یا محصولات ارائه شده کاهش می‌یابد.

بهبود ارتباط با شرکت‌ها:

با ارائه یک RFP، شما به شرکت‌ها فرصت می‌دهید تا نیاز‌های شما را بهتر بشناسند، از این راه، ارتباط و همکاری شما با شرکت‌ها موفق ‌تر خواهد بود.

تضمین رضایت کارفرما:

وقتی پیمانکار قبل از شروع پروژه از خواسته و انتظارات کارفرما مطلع باشد با تکیه به دانش و توانایی خود می‌تواند اقدامات لازم جهت تأمین رضایت کارفرما را انجام دهد.

چگونه یک RFP خوب بنویسیم؟

نوشتن یک RFP خوب و موثر نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است. در ادامه، چند نکته مهم برای نوشتن یک RFP خوب را بررسی می‌کنیم:

1- توصیف مشخصات و نیازهای کارفرما:

در RFP، نیازها و مشخصات کارفرما باید به طور کامل و دقیق شرح داده شوند. بهتر است در این بخش به مواردی مانند بودجه، زمانبندی، محدودیت‌ها و الزامات فنی اشاره کنید.

2- توصیف مواردی که از بین پیشنهادات انتخاب میکنید:

برای کاهش زمان بهتر است از قبل مواردی که در پیشنهادات ارائه شده باید موجود باشند، مشخص کرده شوند.

3- توصیف معیارهای انتخاب:

در این بخش، باید معیارهای انتخاب پیشنهادات را تعریف کنید. بهتر است معیارهایی مانند تجربه، کیفیت، قیمت و زمانبندی را در نظر بگیرید.

4- توصیف فرآیند ارزیابی:

باید فرآیند ارزیابی پیشنهادات را توضیح دهید و بیان کنید که چگونه و به چه صورت پیشنهادات ارزیابی خواهند شد.

5- توصیف شرایط قرارداد:

شرایط قرارداد باید به طور کامل و دقیق بیان شوند، از جمله شرایط پرداخت و شرایط خاتمه قرارداد.

عناصر RFP

برای نوشتن REP ما در ادامه یک سری نکات را لیست کرده‌ایم، مراحل زیر کاملاً واضح هستند البته لزومی ندارد ترتیب مراحل به همین شکل رعایت شود اما با این حال باید ترتیبی معنا دار شکل بگیرد.

قسمت‌های یک REP عبارت‌اند از:

مرور کلی پروژه:

اهداف شرکت خود را معرفی کنید، نه تنها کاری را که می‌خواهید انجام دهید مشخص کنید بلکه توضیح دهید مشکل اصلی کجاست؟ اگر اکنون سایتی دارید مشکل آن کجاست؟ این قسمت دید کلی است که در مورد پروژه باید انجام گردد.

اهداف پروژه:

اهداف و فصولی را که می‌خواهید به آن برسید را توضیح دهید، برای مثال بیان کنید مخاطبان وب سایتتان چه کسانی هستند و چه ویژگی‌هایی دارند.

در واقع طراحی سایت حول همین موضوع می‌گردد لازم است شما کار هدف را خوب بشناسید تا سایت را برای آنان طراحی کنید، شاید دیده باشید که در برخی سایت ها افرادی هستند که نظر می‌دهند یا تجربه همکاری خود را در قالب پیامی کوتاه ابزار می‌کنند.

مثلاً برای سایت‌های فروشگاهی که خدمات خاصی ارائه می‌دهند توقع طراحی قالب فروشگاهی جذابی را دارند باید سعی کنید از قالب‌های کاربرپسندی همچون قالب‌ المنتور استفاده کنید. یا سایت‌های نیازمندی که می‌توانند طیف وسیعی از مخاطبین را به خود اختصاص دهند باید همیشه به طور حداکثری ساده و کاربرپسند باشد تا هر کس به راحتی بتواند هر چیزی را که لازم دارد بیابد.

نقشه و قالب سایت:

نقشه و قالب یکی از مواردی است که باید در نمونه RFP طراحی سایت به آن توجه کافی داشته باشید، اشخاص زیادی وجود دارد که طراح قبلی خود را به خاطر قالب ترک کرده و طراح دیگر مراجعه کرده‌اند.

مشکل اصلی اکثر وب سایت‌ها استفاده از قالب‌های آماده است که مطالب وب سایت را به خوبی سازمان دهی نمی‌کند و امکان تغییر و اصلاح قالب وجود ندارد برای همین صاحبان وب سایت تصمیم به باز طراحی آن می‌گیرند.

اگر قصد راه‌اندازی یک سایت شرکتی را دارید می‌توانید از قالب شرکتی برای راه‌اندازی سایتتان استفاده کنید این قالب‌های آماده به هیچ گونه دانش برنامه‌نویسی نیاز نخواهند داشت و به راحتی می‌توانید آن را روی سایت نصب نمایید.

بوجه:

توصیه می‌شود که RFP شامل چارچوب‌های بوجه شما باشد، وقتی یک فروشنده می‌داند که یک شرکت چه میزان هزینه می‌تواند خرج کند احتمال این که معامله بهتری ارائه گردد بیشتر است.

زمان پاسخگویی:

شما نمی‌دانید که فرآیند توسعه چقدر طول می‌کشد، اما تقریباً مطمئنید که باید به آن پایبند باشید. لطفاً به خاطر داشته باشید که زمان لازم برای تکمیل یک پروژه بسیار متفاوت است.

در نتیجه

RFP یا Request for Proposal یک مدل است که در فرآیند انتخاب پروژه و ارائه خدمات به کارفرما مورد استفاده قرار می‌گیرد. با ارسال یک درخواست برای پیشنهادات از طرف کارفرما، شرکت‌ها می‌توانند پیشنهادهای خود را برای ارائه خدمات یا پروژه‌های مورد نیاز کارفرما ارائه دهند که ما در این مقاله سعی کردیم به این موضوع که RFP  چیست و چگونه می‌توانیم یک RFP جذاب بنویسیم بپردازیم.

سوالات متداول

1- درخواست برای RFP به چه هدفی نوشته می‌شود؟

درخواست برای RFP یا پروپوزال جهت یافتن شرکت‌های ارائه دهنده خدمات یا فروشندگی نوشته میشود، که بیشترین تطابق را با نیاز شما دارند.

2- در درخواست برای پروپوزال چه چیزی حائز اهمیت است؟

یک درخواست برای پروپوزال حاوی اطلاعات مفیدی اعم از شرح پروژه، معیارهای ارزیابی، ،محدوده کار، اهداف و…است، که در مقاله به صورت کامل به این مبحث پرداخته شد.

3- آیا در درخواست برای پروپوزال باید به بودجه اشاره شود؟

بودجه یکی از مهم‌ترین عناصر درخواست برای پروپوزال (RFP) است که باید به‌صورت شفاف بیان شود.

سلب‌ مسئولیت: مجله اینترنتی رایا مگ در تهیه‌ این محتوای تبلیغاتی نقش نداشته و مسئولیتی در قبال صحت آن ندارد.