در زندگی خود چقدر برنامه ریزی می‌کنید؟ آیا تا به حال برایتان پیش آمده که به بسیاری از کارهایتان نرسید؟ کار، درس، خانواده و دوستان و همچنین خود. آیا بدون برنامه ریزی میتوان به همه ی این موارد رسیدگی کرد و برای هریک زمان گذاشت؟ با برنامه ریزی کردن، مدیریت کردن کارها برایتان بسیار آسان می‌شود. در یک برنامه ریزی می توانید کارهای خود را از ضروری تا غیر ضروری دسته بندی کنید و اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود را در آن مشخص کنید. حال چگونه باید یک برنامه ریزی کارآمد در زندگیمان داشته باشیم؟

روش های اصولی برنامه ریزی جامع و کامل

مورد اول: برنامه ی هرروزتان را شب قبل یادداشت کنید. برای اینکه در طول روز بتوانید بر همه ی کارهای خود نظارت داشته باشید بهتر است از شب قبل برای خود برنامه ریزی کنید. ممکن است مدتی طول بکشد تا برای کارهای خود بتوانید مسلط برنامه بچینید اما به مرور زمان یاد می گیرید.

مورد دوم: وقت های تلف شده خود را کاهش دهید. برخی از کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید اتلاف وقت بنظر می رسند به طور مثال مسافتی که با ماشین در یک روز شلوغ به محل کار خود می روید و دقایق زیادی در ترافیک هستید. با نگاهی بر برنامه ریزی روزانه خود می‌توانید این گونه اتلاف وقت های خود را درست کنید فرضا بجای اینکه در یک روز شلوغ از ماشین خود برای رسیدن به سرکار استفاده کنید، میتوانید از وسایل نقلیه استفاده کنید. باید در برنامه ریزی خود از تک به تک دقایق خود به خوبی استفاده کنید.

مورد سوم: عادت هایی که دارید، سبک زندگی شما را تشکیل میدهند. انجام کارها بر اساس برنامه‌ ریزی روزانه به ما نشان می‌دهد زندگی‌مان چقدر تحت تاثیر عادت‌های‌مان است. گاهی برخی عادت‌های بد مانع رسیدن شما به اهداف‌تان می‌شوند، در مقابل برخی عادت‌ها سودمند و یاری‌رسان هستند. هنگام برنامه ریزی روزانه تان، عادت‌های سودمند و آسیب‌رسان را شناسایی کنید.

مثلا ممکن است عادت داشته باشید وقت زیادی را صرف انجام کار مورد علاقه‌تان کنید تا جای که برای کارهای دیگر از جمله اهداف بلندمدت‌تان نیرویی نداشته باشید، یا چنان غرق در کارتان و تأمین خواسته‌های دیگران می‌شوید که زمانی برای استراحت و رسیدگی به خودتان ندارید. هر دوی اینها به یک اندازه آسیب‌رسان هستند. پس مهم است که بدانید عادت‌های‌تان چطور بر زندگی شما تاثیر می‌گذارند.

پس از شناسایی عادت‌های آسیب‌رسان، سعی کنید با یافتن روش‌های جایگزین‌ از زمان‌تان بهتر استفاده‌ کنید. این روش‌ها ممکن است به سادگی محدود کردن زمانی باشد که صرف برخی کارها مثل بازی‌های ویدیویی، ساز زدن و… می‌کنید. بهتر است این کارها را به بعد از انجام کارهای ضروری موکول کنید.

مورد چهارم: در برنامه خود مشخص کنید که چه زمان هایی بیشترین بهره را می برید. هنگامی که در حال نوشتن یک برنامه ریزی کامل هستید، به این دقت کنید که چه کارهایی برای شما مهم تر هستند و اولویت بیشتری دارند. بهتر است کارهایی که برای شما مهم تر هستند را در زمان هایی که بهترین بهره وری را دارید انجام دهید. برخی افراد هنگام صبح بهتر می توانند تمرکز کنند و برخی افراد هنگام ظهر.

مورد پنجم: زمان های رفت و آمد خود را تخمین بزنید. در طول روز ما رفت و آمد های زیادی داریم که اکثر این رفت و آمد ها برای ما ضروری هستند. بهتر است این رفت و آمد ها را در برنامه ریزی خود جای دهید.

مورد ششم: در برنامه خود روزتان را به طور کامل توصیف کنید. علاوه بر کارهایی که در طول روز انجام میدهید، زمان هایی برای وقت آزاد خود نیز دارید. در برنامه ریزی خود مشخص کنید که در تایم های آزاد خود چه کارهایی را دوست دارید انجام دهید.

مورد هفتم: کارهایتان را الویت بندی کنید. برخی کارها باید هرچه سریع‌تر انجام شوند و برخی دیگر را می‌توان به تعویق انداخت. در برنامه ریزی روزانه‌تان به اولویت‌ها توجه کنید و سپس مدیریت زمان کنید.

در کنار برخی کارها و وظایف روزانه، گاهی کارهای از پیش ندانسته هم برای‌تان پیش می‌آید که لازم است وقتی برای آنها در برنامه تان در نظر بگیرید حتی اگر آنها در برنامه تان وجود نداشته باشند (نمی‌دانستید که قرار بوده وجود داشته باشند!). بهترین کار این است که برای انعطاف‌پذیری بیشتر در برنامه تان با وقفه‌های مناسب وقت‌های آزاد داشته باشید تا در صورت پیشامد یک کار ضروریِ غیرمنتظره، آن زمان‌ها را به این کار اختصاص دهید. اگر هم کاری پیش نیامد می‌توانید این زمان‌های آزاد را به کارهای مورد علاقه‌تان و مواردی که به پیشبرد اهداف بلندمدت‌تان کمک می‌کنند اختصاص دهید.

مورد هشتم: از ابزار های مناسب برای برنامه ریزی خود استفاده کنید. نوشتن برنامه بهترین راه اطمینان از این است که طبق برنامه پیش می‌روید. در دسترس بودن برنامه امکان مرور پیوسته‌ي آن را فراهم می‌کند. بهترین روش و مناسب‌ترین ابزار را پیدا کنید و هر زمان که نیاز داشتید از گام بعدی‌تان باخبر شوید نگاهی به برنامه تان بیندازید.

رایانه، لپ‌تاپ، انواع اپلیکیشن‌ها و… امکان ثبت و نگهداری برنامه تان را به شما می‌دهند. حتی امکان استفاده از یادآور برای کارهای مهم هم فراهم است.

مورد نهم: برنامه روزانه خود را مرتب چک میکند. این امر به شما کمک میکند تا از برنامه خود به طور دقیق خبر داشته باشد و آن را جا نیندازید.

مورد دهم: روز خودتان را به بخش های 30 دقیقه ای تقسیم کنید. تخمین بزنید برای انجام کار خود به چقدر زمان نیاز دارید. با انجام این کار دیگر نیاز نیست برای یک کارتان وقت زیادی را هدر دهید.

مورد یازدهم: در برنامه خود به سلامتی خودتان هم اهمیت دهید. برنامه ریزی تنها برای رسیدن به خواسته‌های اجتماعی‌تان و بهره وری بیشتر نیست بلکه به حفظ سلامتی و شاد بودن کمک می‌کند. افراد گوناگون کارهای مختلفی را در این زمان‌ها انجام می‌دهند. برخی مدیتیشن می‌کنند و با ورزش حال خود را بهبود می‌بخشند، برخی دوست دارند چرت بزنند، عده‌ای دیگر بازی‌های ویدئویی را ترجیح می‌دهند، برخی‌ هم به ملاقات با دوستان علاقه‌مند هستند و بسیاری فعالیت‌های دیگر. فعالیت‌ مورد‌علاقه‌تان را که از آن لذت می‌برید و فشار و اضطراب‌تان را کاهش می‌دهد شناسایی کنید و آن را در برنامه‌ روزانه تان قرار دهید.

بیشتر بخوانید: پیشرفت و موفقیت شخصی

نقش برنامه ریزی در زندگی

زندگی هر فردی به دو قسمت شخصی و حرفه‌ای تقسیم می شود. زندگی شخصی مربوط به زمانی است که با خانواده سپری می‌کنید و یا برای رسیدن به اهداف و ایده‌آل‌های زندگی خود تلاش می‌کنید. زندگی حرفه‌ای نیز مربوط به بخش کاری و حرفه‌ای هر شخص است. زندگی حرفه‌ای را می‌توان بخشی از زندگی فرد دانست که برای رسیدن به اهداف و مهارت‌های شغلی و موفقیت در محیط کار تلاش می‌کند. با توجه به این دو بخش در زندگی اکثر افراد، می‌توان دو نوع برنامه ریزی برای نظم دادن به زندگی و محیط کار در نظر گرفت.  

از جمله برنامه‌ریزی‌های بسیار پر اهمیت در زندگی هر شخص، برنامه‌ریزی برای اهداف شخصی در زندگی است. چه بخواهید عادت‌های بد خود را کنار بگذارید، یا عادت‌های جدیدی کسب کنید و یا به تمام وظایف روزانه خود رسیدگی نمایید، به یک برنامه‌ریزی استاندارد و موثر احتیاج خواهید داشت. برنامه‌ریزی تنها در زندگی شخصی به کار گرفته نمی‌شود بلکه در زندگی حرفه‌ای و سازمانی نیز باید از برنامه‌ریزی بهره برد تا بتوان به موقع تمام تسک‌ها و وظایف را به پایان رساند.

داشتن برنامه‌ریزی در زندگی حرفه‌ای نیز همانند زندگی شخصی، اهداف را به طور کامل برای کارمندان و کارفرمایان مشخص خواهد کرد. با داشتن برنامه‌ای صحیح، خواهید دانست که باید چه قدم‌هایی برای رسیدن به هدف‌های کاری خود بردارید. بر این اساس، برنامه‌های کاری شما به طور دقیق مشخص خواهند شد و متوجه می‌شوید که برداشتن چه قدم‌هایی می‌تواند به زیان شما تمام شود. واضح است که با انجام کارهای درست سریع‌تر به هدف خود می‌رسید.

زمانی که بدانید برای رسیدن به اهداف خود به انجام چه کارهایی نیاز دارید، خواهید دانست که به چه منابعی برای به پایان رساندن کار نیاز خواهید داشت. با این علم می‌توانید از به هدر رفتن منابع و تجهیزات و همچنین زمان خود در محل کار جلوگیری کنید. انجام کار بیشتر در ازای مصرف معقول منابع، سرمایه‌های مالی شرکت را نیز به طور کامل حفظ می‌کند.

برنامه ریزی سازماندهی کردن ذهنمان است، در حالت عادی ممکن است ما به ده ها مسئله فکر کنیم ولی زمانی که هدفی انتخاب می کنیم، در هنگام برنامه ریزی مجبوریم به این فکر کنیم که چطور می توانیم به هدفمان برسیم، برای رسیدن به آنچه منابع و امکاناتی در اختیار داریم، همینطور چه محدودیت هایی داریم، چه موانعی سر راهمان است، چگونه باید آنها را برطرف کنیم.

در این حالت فکر ما فقط متمرکز روی یک هدف است، درست مانند زمانی که یک ذره بین را جلوی نور خورشید گرفته ایم و می خواهیم آتش درست کنیم، ذره بین نور پراکنده خورشید را متمرکز کرده و به آن قدرت افروختن می دهد، برنامه ریزی هم دقیقا همین کار را با افکار ما انجام می دهد و به آنها قدرت می بخشد و اجازه نمی دهد نیروی آن پراکنده شود.

در کلام آخر میتوان گفت تمامی شخصیت های معروف در طول زندگی خود برنامه ریزی ثابت داشته اند و با یک برنامه ریزی اصولی میتوان زندگی خود را کاملا دگرگون کرد.