جدیدترین مطالب

مطالب ویژه مجله اینترنتی رایامگ

پیوندها

محبوب ترین مطالب رایامگ

افسانه چند وظیفگی

author منتشر کننده
بدون نظر 0 0
افسانه چند وظیفگی

واژه اولویت از دیر باز به معنای رایج امروز آن نبوده است. گرگ مک کیون در پر فروش ترین کتاب خود به نام اصل گرایی، تاریخچه پر فراز و نشیب این واژه و دگرگونی معنای آن را در طول زمان شرح داده است:

واژه اولویت در دهه 1400 وارد زبان انگلیسی شد. آن زمان این کلمه مفرد و به معنی اولین یا مقدم بود. این واژه تا پانصد سال بعد به همین شکل مفرد باقی ماند. در دهه 1900 بود که این واژه را جمع بستیم و شروع به حرف زدن درباره اولویت ها کردیم. ما بی هیچ منطقی فکر کردیم که با تغییر این واژه می توانیم واقعیت را عوض کنیم، طوری که بتوانیم چند "اولین" داشته باشیم.

مردم و شرکت ها از روی عادت این کار را انجام می دهند. رهبر یک شرکت در شرکت خود ممکن است اولویت یک، دو، سه، چهار، پنج داشته باشد. چند اولویت یعنی چیزهای زیادی در اولویت هستند ولی عملا چیزی در اولویت نیست!

افسانه چند وظیفگی:

بله، ما می توانیم در آن واحد دو کار متفاوت انجام دهیم. مثلا تماشای تلویزیون حین آشپزی یا پاسخ دادن به ایمیل هنگام مکالمه تلفنی، ولی نمی توانیم همزمان روی دو فعالیت تمرکز کنیم. چند وظیفگی مغز شما را وادار می کند خیلی سریع از فعالیتی به فعالیت دیگر بپرد.

اگر مغز بدون از هم گسیختگی و شاخه به شاخه پریدن می توانست از کاری به کار دیگر منتقل شود مشکلی نبود،ولی مشکل اینجاست که نمی تواند. چند وطیفگی باعث می شود هر بار که از شاخه ای به شاخه دیگر می پرید، تاوان فکری آن را بدهید. در روان شناسی به این غرامت ذهنی هزینه سوئیچینگ گفته می شود.

هزینه سوئیچینگ وقفه ای در عملکرد مغز است که آن را هنگام معطوف کردن توجه از یک فعالیت به فعالیت دیگر تجربه می کنیم. مطالعه ای در سال 2003 در نشریه جهانی مدیریت اطلاعات نشان داد عموم افرادی که هر پنج دقیقه به طور میانگین، ایمیل خود را بازبینی می کنند، بعد از انجام این کار، تقریبا 64 ثانیه طول می کشد تا دوباره به فعالیت قبلی خود باز گردند.

به عبارتی ما سر بررسی ساده ایمیل از هر شش دقیقه، یک دقیقه اش را هدر می دهیم. واژه چند وظیفگی اولین بار در گزارشی از آی بی ام درباره توانمندی های آخرین کامپیوتر این شرکت در سال 1965 ظاهر شد. اصلا تا قبل از دهه 1960 مفهوم چند وظیفگی وجود نداشت که کسی بخواهد در این مهارت ادعای برتری کند، اما امروز مردم با افتخار از این واژه حرف می زنند و تصور می کنند مشغولیت با همه چیز بهتر از عالی بودن در یک کار به خصوص است.

فعالیت لنگری را پیدا کنید:

انجام کارهای بیشتر سبب نتایج سریع تر و بهتر نمی شود، انجام فعالیت هایی بهتر است که به نتایج بهتر می انجامد. به طور دقیق تر، انجام دادن یک کار به بهترین نحو، در مقایسه با انجام دادن چند کار با هم، نتایج بهتری به دنبال خواهد داشت. لازمه تسلط یافتن تمرکز و استمرار است. بهتر است در هر روز کاری، فقط به یک اولویت اختصاص داده شود. آن یک کار بی برو برگرد باید انجام شود.

قدرت نهفته پس انتخاب یک اولویت این است که به طور طبیعی رفتار شما را به سمتی هدایت می کند که زندگیتان را حول آن سامان دهید. اولویت شما فعالیتی لنگری می شود و مانند یک لنگر باقی روزتان را سر جای خود نگه می دارد. بدین ترتیب، وقتی اوضاع نابسامان می شود دقیقا می دانید چه کارهایی را باید و چه کارهایی را نباید انجام دهید. دلیلش این است که از قبل کارهای مهم و ضروری را از بقیه تفکیک کرده اید.

نه به مشغولیت ها:

ما در دام جامعه ای بیش فعال افتاده ایم. از جهات بسیاری این همه کار را به اشتباه برای تحقق یک معنا انجام می دهیم که ظاهرا از این تفکر زیر بنایی نشئت گرفته است: ببینید چقدر سر من شلوغ است! من چون این همه کار روی سرم ریخته است پس حتما کار مهمی انجام می دهم! و با گسترش این انگاشته به این گزاره میرسیم: اگر مهم نبودم، این قدر سرم شلوغ نبود!

گرچه سخت معتقدیم که ارزش ها از دید هر کسی متفاوت است، اما اگر باور کنیم که این مشغولیت و پر کاریست که به زندگی ما معنا می دهد، خودمان را گول زده ایم. معنا در زندگی یعنی به گوشه ای از این عالم ارزش ای اضافه کنید. هر چه بیشتر به زندگی افراد ارزش ساز، اسطوره ها و بزرگان نگاه کنیم، بیشتر به این حقیقت پی می بریم که همه آن ها در یک خصوصیت مشترک هستند؛ آن هایی که ارزش بیشتری به این دنیا اضافه می کنند، همان هایی هستند که به "نه گفتن" تمایلی حیرت انگیز دارند؛ نه گفتن به هر چیزی که آن ها را از تنها اولویت زندگیشان باز می دارد.

ما باید به مشغولیت ها "نه" و به تعهد در شاخه تخصصی خود "بله" بگوییم. می خواهید در چه کاری استاد شوید؟ آن اولویتی که زندگی شما را همانند لنگری سر جایش نگه داشته کدام است؟ اولویتی که دغدغه روز ها و شب های شماست؟ اگر به چیزی متعهد نباشید، همه چیز مایه حواس پرتی شما خواهد بود.

افسانه چند وظیفگی

اصطکاک فیزیکی در برابر اصطکاک ذهنی:

تصور کنید مغز شما کامپیوتر است. در ابتدای روز مغز روشن می شود و صد در صد حافظه کامپیوتر در اختیار آن است، تنها مشکلش این است که هر زمان فعالیت جدیدی به لیست فعالیت هایتان اضافه می کنید، بخشی از حافظه کامپیوتر به آن اختصاص می یابد. وقتی ایمیل تان را باز می کنید و با سه پیام جدید مواجه می شوید که باید بعدا به آن ها پاسخ دهید، سه درصد از حافظه کامپیوتر به آن اختصاص می یابد. وقتی به خاطر می سپارید که بچه ها بعد از مدرسه تکلیف شان را انجام دهند یا لباس ها را از خشکشویی تحویل بگیرید یا به سوپرمارکت سر کوچه بروید، حافظه بیشتری مصرف می کنید. هر چه کارهای ناتمام بیشتری ردیف کنید، حافظه بیشتری به اندیشیدن، به خاطر سپردن، نگرانی و برنامه ریزی آن ها اختصاص می یابد. نتیجه اینکه اگر مغز شما مدام با این همه فعالیت های فرعی اشغال شود، چقدر حافظه برای انجام کارهای هدفمند و خلاقانه باقی می ماند؟ هفتاد درصد؟ پنجاه درصد؟ یا کمتر؟

تلاش برای انجام دان بهترین کار با ذهنی آشفته همانند تلاش برای گرفتن طلای شنای المپیک بدون کلاه شنا است. تقسیم توجه مانند آن است که یک سر پر مو مدام در امواج ذهنی شما اصطکاک ایجاد کند. با تقسیم توجه میان چیزهای مختلف، مغزتان عملا از کار می افتد. شناگران دریافته اند که برای موفقیت باید عادت های همیشگی خود را کنار بگذارند. آن ها هنگام مسابقه باید عامل به وجود آورنده اصطکاک _یعنی موهایشان_ را بپوشانند. آیا این به معنای بد شکل بودن موی آنهاست؟ البته که نه! هیچ چیز بدی درباره فعالیت های روزانه، انجام مسئولیت های خانوادگی یا رسیدگی به کارهای اضطراری گاه و بیگاه زندگی هم وجود ندارد.

موضوع این است که وقتی می خواهید کاری را با بیشترین ظرفیت و به بهترین نحو انجام دهید، باید آگاهانه و حساب شده برخی از کارهای اضطراری را، که می توانید به تعویق بیندازید، برای لحظاتی کنار بگذارید. وقتی مدام با آشفتگی های ذهنی تان درگیر هستید، چطور می خواهید خلاق باشید؟

اول از همه کار خلاقانه:

یگانه و مهم ترین تغییری که می توانید در عادات کاری خود ایجاد کنید، این است که ابتدا کار خلاقانه را انجام دهید و سپس کار منفعلانه. یعنی با کنار گذاشتن گوشی و ایمیل، بخش عمده وقت روزانه خود را به اولویت های اصلی اختصاص دهید. بهترین راه برای اجتناب از اصطکاک و فرسایش ذهنی این است که زمان و مکانی را در اختیار خودتان قرار دهید که، پیش از پیدا شدن سر و کله عوامل حواس پرتی، کار مهم خود را انجام داده باشید. خلق یک کار معنادار حتی در شرایط ایده آل دشوار است. یک کلاه شنا سر کنید و برای لحظاتی حواس پرتی ها را کنار بزنید. به خودتان مجالی دهید که بتوانید بهترین کاری را که در توانتان است انجام دهید.

دارایی های زمانی در برابر بدهی های زمانی:

اغلب راهبردهای بهره وری بر کارایی کوتاه مدت تمرکز می کنند؛ چگونه لیست فعالیت های خود را به نحوی موثر مدیریت کنید، چگونه صبح ها کار بیشتری انجام  دهید، چگونه ملاقات های هفتگی خود را کوتاه تر کنید و چیزهایی از این دست.

همه این ها معقول است، ولی ما اغلب نمی توانیم درک کنیم که انتخاب برخی از راهبرد ها بر زمان ما و بدهی های زمانی تقسیم کرد. دارایی های زمانی آن دسته از کارها یا انتخاب های امروز شما هستند که در آینده باعث صرفه جویی در زمان می شوند. نرم افزار نمونه رایجی از دارایی های زمانی است. نرم افزاری که امروز می سازید روزهای بعدی بار ها و بار ها برای شما کار انجام می دهد. در واقع شما روی زمان سرمایه گذاری می کنید و روز های بعدی پاداش آن را می گیرید.

بدهی های زمانی آن دسته از کارها یا انتخاب های امروز شما هستند که در آینده باعث اتلاف زمان خواهند شد. ایمیل از بدهی های زمانی است که اغلب افراد هر روز با آن سر و کار دارند. وقتی امروز ایمیلی ارسال می کنید، خودتان را متعهد کرده اید که روزی پاسخ آن را بخوانید یا به آن پاسخ دهید. با ارسال هر ایمیل، بدهی کوچکی برای شما نوشته می شود که در آینده باید غرامتش را بپردازید. این به معنی بد بودن همه بدهی های زمانی نیست. شاید از خدمت در شورای مدارس منطقه یا داوطلب شدن در سازمانی محلی لذت ببرید. با این حال، وقتی به انجام این قبیل کار ها متعهد می شوید قطعا باید تاوان شان را در دوره ای از زندگی خود بپردازید. گاهی بدهی های زمانی برای فداکاری ارزش دارند، ولی بیشتر اوقات چنین نیست.

افسانه چند وظیفگی

بیشتر بخوانید: شخصیت شما چقدر در موفقیت شما تاثیر دارد؟

سیستمی برای زمان بندی:

سیستم ها از اهداف مهم ترند و نمونه عالی آن که بر این موضوع صحه گذاشته دارایی های زمانی است. دارایی های زمانی امروز شما روز های بعد مثل سیستم برایتان کار می کند. اگر برنامه شما مملو از بدهی های زمانی باشد، دیگر مهم نیست چقدر سخت کار کنید، زیرا انتخاب های شما مدام بهره وری تان را به صورت منفی تحت تاثیر قرار می دهد. همین طور، اگر به نحوی راهبردی هر روز به دارایی های زمانی خود اضافه کنید، فرصت هایی که در آینده در اختیار خواهید داشت به نحوی تصاعدی افزایش می یابد.

بدهی های زمانی بعدا باید پرداخت شوند، مراقب باشید چطور انتخابشان می کنید. دارایی های زمانی باعث صرفه جویی در زمان می شوند، زمان بیشتری برای جمع آوری شان صرف کنید.

قدرت حذف کردن:

حذف چیز های نالازم روشی بسیار خوب برای ساده زیستی و تقویت عادت خوب است و کمک می کند داشته هایتان را قدر بدانید. رهایی از شر چیز های اضافه و تصمیم هایی که ضروری نیستند نسبتا آسان است. حذف چیزهایی سخت است که برایتان مهم اند. پرهیز از انجام کارهای ظاهرا عقلانی ولی کم بازده دشوار است. فعالیت هایی که به احتمال زیاد شما را از مسیر پیشرفت خارج می کنند همان هایی هستند که برای شما مهم اند، ولی در حقیقت مهم نیستند.

هر رفتاری هزینه ای دارد. حتی رفتار های عادی هم عادی عادی نیستند. آن ها زمان، فضا و انرژی شما را که ممکن است برای کار ها و فعالیت های مهم تر صرف شود، تصرف می کنند. ما اغلب به جای اینکه کاری انجام دهیم، دور خودمان می چرخیم.

راهبرد دو لیست از وارن بافت:

قدم اول این است که 25 هدف مهم شغلی یا کاری خود را بنویسید. این کار را می توان برای کار هایی که باید در طول هفته قرار است رسیدگی کنید هم انجام بدهید. در قدم دوم باید لیست را بررسی کنید و دئور پنج هدف مهم تر خط بکشید. اگر شما اکنون در حال انجام این کار هستید بهتر است دست نگه دارید و پیش از رفتن به مرحله سوم، دو مرحله قبل را انجام دهید.

در قدم سوم، شما دو لیست دارید. لیست اول همان پنج آیتمی است که دورشان خط کشیده اید و لیست دوم بیست آیتم باقی مانده ای است که دورشان خط نکشیده اید. این پنج کار باید به زودی انجام شوند و آن هایی که خط کشی نشدند گرچه مهم هستند اما نباید سراغشان بروید. این کار ها تا زمانی که پنج هدف اصلی به انجام نرسیده اند در محدوده توجه قرار نمی گیرند.

بیشتر بخوانید: معرفی کسب و کار ها
بیشتر بخوانید: ثبت و معرفی کسب و کار خود در رایا مگ

دیدگاه

دیدگاه خود را وارد نمایید

جدیدترین مطالب مجله اینترنتی رایامگ

معرفی کسب و کار خود
خبر نامه مجله اینترنتی رایا مگ

با عضویت در خبرنامه رایا مگ از جدید ترین مقالات آگاه شوید