توانایی شما برای تعیین هدف ها و طراحی نقشه برای دستیابی به آن ها، اصلی ترین مهارت شما برای رسیدن به موفقیت است. هیچ کدام از توانایی های دیگرتان نمی تواند در استفاده از پتانسیل هایتان برای دستیابی به خواتسه های مختلف به اندازه این توانایی به شما کمک کند.

امروزه تمام موفقیت های بزرگ کار های چند وجهی هستند. این کار ها مجموعه مراحل خاص و مختلفی دارند که باید به روش های خاصی انجام شوند تا در نهایت، نتیجه دلخواه حاصل شود. حتی کار ساده ای مانند تهیه یک بشقاب غذا در آشپزخانه، مراحل مختلفی را شامل می شود. توانایی برنامه ریزی و اداره درست مراحل مختلف به شما کمک می کند تا از اغلب مردم موفق تر باشید و این مهارت برای رسیدن به هدف هایتان ضروری است.

منظور از برنامه ریزی این است که بتوانید هدف های اصلی و نهایی خود را به شکل یک پروژه برنامه ریزی شده، شامل مراحل مختلف شروع، میانه و پایان تعریف کرده و برای آن ها حد زمانی تعیین کنید. خوشخبتانه این توانایی، مهارتی است اکتسابی که می توانید آن را بیاموزید و با تمرین در آن استاد شوید. داشتن این مهارت شما را به یکی از مهم ترین و تاثیر گذار ترین افراد حرفه و سازمانتان مبدل می کند و هر چه بیشتر آن را به کار ببرید در انجام آن ماهر تر خواهید شد.

اجزای نقشه را در کنار یکدیگر بچینید:

اکنون تصویر روشنی از نتیجه، یا هدف ایده آل خود بر پایه ارزش هایتان دارید. می دانید که چه می خواهید و چرا آن را می خواهید.

هدف هایتان را نوشته اید، آن ها را اولویت بندی کرده اید و بزرگترین هدفتان را مشخص نموده اید.

استاندارد ها و معیار هایی برای اندازه گیری پیشرفت و سرعت پیشروی تعریف کرده اید. حدهای زمانی برای دستیابی به هدف های بلند مدت و کوتاه مدت خود را معین کرده اید.

موانع، مشکلات و محدودیت های اصلی بین خود و هدف هایتان را شناسایی و اولویت بندی کرده اید.

دانش و مهارت های ضروری که برای رسیدن به هدف هایتان به آن ها نیاز دارید را شناسایی کرده اید

مواد لازم و ضروری را اولویت بندی کرده و برای یادگیری مطالبی که باید آن ها را بیاموزید برنامه ریزی کرده اید.

افراد، گروه ها و سازمان های داخل و خارج از حرفه تان که در موارد لزوم می توانند به شما کمک کنند را شناسایی کرده و برای دریافت کمک ها و حمایت های آنان در جهت رسیدن به اهدافتان، برنامه ریزی کرده اید.

تمام این مراحل را یادداشت کرده اید و اکنون مواد خام اولیه خود را برای تعیین نقشه تکمیلی در جهت دستیابی به موفقیت را در دست دارید. اکنون، آماده هستید تا این قطعات را کنار یکدیگر بگذارید و نقشه ای برای حرکت بسازید.

تهیه نقشه ضروری است

سال ها پیش یکی از نشریات بر روی رفتار پنجاه شرکت بررسی و مطالعه ای انجام داده بود. نیمی از این شرکت ها، پیش از شروع کار، چندین ماه و گاه بیشتر برای طراحی و توسعه نقشه کارشان برنامه ریزی کرده بودند. نیم دیگر، کار را بدون برنامه ریزی آغاز کرده و در ادامه براساس اتفاقات و حوادث روزانه، تصمیم گیری کرده بودند.

دو یا سه سال بعد، محققان برای تعیین سطح موفقیت و سود آوری این شرکت ها به سراغشان رفتند. نتیجه ای که به دست آوردند کاملا شگفت انگیز بود. شرکت هایی که قبل از شروع به کار، نقشه های عملکرد خود را واضح و شفاف نوشته بودند و جزئیات را مشخص کرده بودند، موفقیت و سودآوری به مراتب بیشتری را نسبت به شرکت های بی برنامه که به حوادث در زمان رخ دادنشان، عکس العمل نشان داده بودند، کسب کرده بودند.

شرکت هایی که با استراتژی هر چه پیش آید خوش آید پیش رفته و موسسان شان آنقدر گرفتار بودند که فرصتی برای تعیین نقشه و برنامه کار نداشتند، همگی در گل و لای مشکلات دست و پا می زدند. بسیاری از آن ها پیش از اینکه دوباره به سراغشان بروند ورشکست شده بودند.

برنامه ریزی، کلید موفقیت

به نتیجه جالب از یک تحقیق توجه کنید:

زمانی که محققان با صاحبان صنایع مصاحبه می کردند، از آن ها پرسیدند شما هر چند وقت یک بار به برنامه استراتژیکتان برای تعیین کارهای روزانه مراجعه می کنید؟ تقریبا تمام کارفرمایان و مدیران اجرایی، ماه ها بود که به نقشه استراتژیک خود نگاه نکرده بودند. پس از اینکه این نقشه را طراحی کرده بودند، آن را در کشوی میز گذاشته و تا سال آینده، زمانی که می خواستند برنامه سال بعد را تنظیم کنند، آن را نگاه نکرده بودند.

مهم ترین نکته ای که می توان دریافت این است که: به ندرت به نقشه رجوع می شود، ولیکن فرآیند فکر کردن به عناصر مهم نقشه، امری حیاتی در دستیابی به موفقیت است.

مزایای برنامه ریزی

از ژنرال دوایت آیزنهاور بعد از حمله موفق به نور ماندی در جریان جنگ جهانی دوم در مورد جزئیات نقشه حمله سوال کردند؛ او گفت: برنامه ها بی فایده بودند ولی برنامه ریزی حیاتی بود.

برنامه ریزی، فکر کردن و بحث کردن در مورد تمام اجزای نقشه در شروع حرکت اهمیتی به مراتب بیشتر از هر کار دیگری دارد. به همین دلیل این است که آلک مک کنزی متخصص مدیریت زمان می گوید: کار بدون برنامه، ریشه تمام شکست هاست.

یکی از افراد با سابقه ارتش می گوید: هیچ نقشه ای تا اولین برخورد با دشمن باقی نمی ماند. از همان نخستین روزی که به طور واقعی کار را آغاز می کنید، موقعیت ها با چنان سرعتی تغییر می کنند که گاهی در عرض چند روز یا حتی چند ساعت، نقشه شما کاملا بیهوده و بی مصرف جلوه می کند.

ولی حقیقت این است که این فرآیند و پروسه برنامه ریزی است که اهمیت دارد. اسکات مکنلی مدیر موفق شرکت سان میکروسیستم می گوید: در ابتدای یک کار، هر سه هفته یک بار باید تمام پیش فرض های خود را دور بریزید.

پایه تمام موفقیت های بزرگ

تمام افراد موفق بر اساس برنامه ای مکتوب کار می کنند. بزرگترین موفقیت های بشر، از ساختن اهرم گرفته تا ماشین های صنعتی دوران مدرن، توسط برنامه هایی دقیق و جز به جز از ابتدا تا انتها، به دست آمده اند. در حقیقت هر دقیقه کار کردن بر روی برنامه، ده دقیقه وقت را در اجرا صرفه جویی می کند. به ازای هر دقیقه ای که برای برنامه ریزی صرف می کنید و قبل از شروع می اندیشید، زمان، پول و انرژی فراوانی را برای خواسته هایتان صرفه جویی و ذخیره می کنید. به این علت است که می گویند: برنامه ریزی نکردن، برای شکست برنامه ریزی کردن است.

برنامه ریزی در هزینه ها و وقت صرفه جویی می کند

نخستین دلیل اکثر شکست ها، کار کردن بدون برنامه ریزی است. افرادی که می گویند آنقدر سرشان شلوغ است که برای برنامه ریزی کار های آینده وقت ندارند؛ باید برای انجام اشتباهات فاحش و شکست های بزرگ، از نظر زمان، پول و انرژی آماده شوند.

شاید به این دلیل است که به کار های تجاری در آغاز کار می گویند: مسابقه با زمان.

مدیران و موسسان شرکت ها از روز نخست در جستجوی راهی هستند که در آمد از هزینه پیشی بگیرد. اگر مدل سودآوری که انتخاب می کنند باعث شود که سود و عواید حاصل از کار پیش از اتمام منابع مالی، بر هزینه ها پیشی بگیرید، فعالیت شان با موفقیت همراه شده و می توانند به کار ادامه دهند اما اگر پیش از اینکه بتوانند در قیاس با هزینه ها، سودی بسازند، منابع مالی شان تمام شود، شرکتشان همانند هواپیمایی در حال سقوط سر انجام می شود و نابود می شود.

فرمولی برای موفقیت یکی از فرمول های مهم موفقیت این است: برنامه ریزی درست اولیه مانع عملکرد ضعیف می شود. برنامه ریزی درست اولیه هفت خاصیت به شرح زیر دارد:

اول، فرآیند برنامه ریزی باعث می شود که تفکرات خود را سازماندهی کنید و نقاط کلیدی را برای دستیابی به موفقیت، شناسایی کنید.

دوم، فکر کردن به اینکه چه باید بکنید تا به خواسته هایتان دست پیدا کنید، شما را وادار می کند تا عملکردتان را پیش از شروع، به دقت برنامه ریزی کنید و به این وسیله در هزینه های مالی گزاف، زمان و تعداد افراد حاضر در کار صرفه جویی کنید.

سوم، یک نقشه خوب، باعث ارزیابی و بررسی دقیق اجزای مختلف کار می شود و شما را قادر می سازد تا شکاف ها و اشکالات دور از چشم و موانع مهلکی که ممکن است در آینده با آن ها رو به رو شوید را شناسایی کنید. وادار می شوید که به طور مرتب این سوال را از خود بپرسید " اگر ..... چه ..... ؟ " برای مثال: اگر این کار را بکنید چه اتفاق بدی می افتد؟

چهارمین خاصیت برنامه ریزی اولیه این است که باعث می شود تا نقاط ضعف خود را از قبل شناسایی و برای جبران آن ها تلاش کنید. اغلب می توانید نقاط ضعف مهلکی را که ممکن است باعث شکستگی کامل فعالیت های شما شوند را شناسایی کنید. راه پیشگیری و شناسایی این نقاط ضعف، فقط برنامه ریزی است.

پنجم، برنامه ریزی کمک می کند تا نقاط قوت و پتانسیل هایی را که باعث بالا رفتن احتمال موفقیت می شوند، شناسایی کنید. بیشتر اوقات پیش از آغاز کار، از نقاط قوت و فرصت هایی که ممکن است تمام انرژی خود را بین بخش های مختلف پراکنده کنید و در نتیجه پیشرفت کار کند ش.د.

هفتمین مزیت برنامه ریزی درست این است که از ساعت ها، هفته ها و ماه ها آشفتگی و اشتباه و شکست جلوگیری کرده و باعث صرفه جویی در وقت، انرژی و پول می شود.

بیشتر بخوانید: 20 راهکار ساده برای تقویت اعتماد به نفس

نمی توانید از اینجا به آنجا برسید

در بسیاری از موارد، نتیجه برنامه ریزی و تحلیل دقیق درک این نکته از سوی تصمیم گیرندگان است که در اوضاع و شرایط کنونی، موفقیت در انجام یک عمل و یا دستیابی به هدفی خاص با توجه به منابع و زمان موجود، ممکن نیست. برخی اوقات، بهترین معامله تجاری، آن است که هرگز وارد آن نمی شوید.

اولویت و ترتیب اجزا را مشخص کنید

در ساده ترین شکل، یک نقشه، لیستی از فعالیت هایی است که از ابتدا تا انتها باید برای دستیابی به هدفتان، آن ها را دنبال کنید. برای شروع فرآیند برنامه ریزی، کاغذی را بردارید و لیست تمام کار های لازم برای رسیدن به هدفتان را که به ذهنتان می رسد بنویسید.

هرگاه به نکته جدیدی برخوردید، آن را به لیست اضافه کنید. آن را مرتبا بررسی کنید و موارد را بر اساس نکات و اطلاعات جدید بازنویسی کنید. این لیست نقشه اولیه برای ساخت خانه آرزو ها، هدف ها و نتایج ایده آل شما خواهد بود.

حال لیست خود را بر اساس اولویت فعالیت ها تنظیم و مرتب کنید. به این نحو که نخستین کار، مهم ترین کاری باشد که برای دستیابی به هدف باید انجام دهید و هر چقدر در لیست به پایین می رویم کار ها کم اهمیت تر می شوند. لیست خود را با دقت شماره گذاری کنید. در شماره گذاری، مشخص می کنید که چه فعالیتی قبل یا بعد از چه فعالیتی باید انجام شود.

اغلب، فعالیت ها نمی توانند به موازات یکدیگر انجام شوند و نبایستی با هم تداخل ایجاد کنند. گاهی، تکمیل یک فعالیت در حجم تنگه و دهانه است و تا انجام نشود راه برای سایر فعالیت ها مسدود می شود.

فاکتور های محدود کننده را مشخص کنید

در برنامه ریزی، بسیاری اوقات موفقیت کل برنامه، به دستیابی به هدفی یا عکل خاصی در طی نقشه بستگی دارد. این عامل می تواند اتمام ساختمان اداره جدید، مغازه یا کارخانه باشد. ممکن است تاریخ ارسال اولین محموله کالا یا دستیابی به سطح خاصی از فروش باشد. فرآیند برنامه ریزی به شما کمک می کند تا عناصر حیاتی و سرنوشت ساز برنامه را مشخص کنید و تمرکز و وقت بیشتری را صرف تکمیل و به انجام رساندن آن ها نمایید.

از ابتدا انتظار شکست را داشته باشید

هیچ نقشه ای در زمان طراحی اولیه، کامل نیست. بیشتر نقشه ها برای ساختن چیزهای جدید، بار ها و بار ها در همان ابتدا با شکست مواجه می شوند. بنابراین باید توقع آن را داشته باشید. توانایی شما در قبول نقاط ضعف و اصلاح نقشه فعالیت، عامل مهم و سرنوشت سازی برای موفقیت است. دائما بپرسید که کار درست چیست؟ و چه کاری نادرست است؟ وقت خود را صرف یافتن کار های درست کنید تا بخواهید بفهمید که چه کسی درست می گوید.

این جمله قدیمی را در خاطر داشته باشید: به تخته سیاه برگرد!

هر وقت نقشه و برنامه تان درست نبود آرام و خونسرد باشید، نفس عمیقی بکشید و دوباره آن را بررسی کنید.