علیرغم وعده برای دیجیتالی شدن اسناد، هنوز مقادیر زیادی فرم های کاغذی وجود دارد. در این بین افراد و سازمان هایی که بهتر مدارک و اطلاعات کاغذی و دیجیتالی را مدیریت کنند پیروز میدان خواهند شد. در هر صنعتی که در آن مقاله نقش مهمی را ایفا کند پردازش اسناد دستی و کاغذی باعث ایجاد مشکلاتی می‌شوند. پردازش دستی کند و خسته کننده است. در پردازش‌های دستی و سنتی با وجود کار زیاد و تکراری، میزان درآمد کمی به کارمندان تعلق می گیرد که موجب نارضایتی آنان می‌شود. هم چنین امکان خطا و اشتباه زیاد است و تمامی این مسائل در کنار هم منجر به ناکارآمدی و سردرگمی تیم ها می‌شود. برای دوری از اسناد کاغذی هنوز هم پیشرفت در صنعت کم بوده است برای مثال یک مجموعه ی بزرگ آلمانی، هنوز هم سالانه حدود 100 تن کاغذ استفاده می‌کند.

موانع بر سر راه دیجیتالی شدن

عوامل متعددی مثل ترس کارکنان از کاهش فرصت های شغلی، سختی، انعطاف ناپذیری و تصمیمات ریسکی در سازمان ها، در حرکت به سوی اسناد کاملا دیجیتالی مانع ایجاد کرده است و با وجود تمام وعده های دیجیتالی شدن اسناد و اطلاعات باز هم انتظار می رود که مدارک و اسناد کاغذی برای سال ها باقی بمانند. اما باز هم سازمان ها و مجموعه هایی که روش بهتری برای استفاده و تفکیک اسناد کاغذی و دیجیتالی خود پیدا کنند پیروز خواهند شد.

تغییر از وضعیت کنونی تا دیجیتالی شدن

همچنان که موانعی بر سر دیجیتالی شدن وجود دارد نیاز افراد و شرکت ها موجب پیشروی در این حوزه می‌شود. برای مثال، تجزیه و تحلیل داده ها برای تصمیم گیری های استراتژیک بسیار مهم است. مشاغل پیشرو از تجزیه و تحلیل داده ها برای کشف علایق و نیاز های مصرف کنندگان استفاده می کنند. کاملا واضح است که تجزیه و تحلیل این حجم از داده ها به صورت دستی و بدون دسترسی به شکل دیجیتال تا حدی غیر ممکن است. خوشبختانه فن آوری های جدیدی به وجود آمده اند که پردازش اطلاعات را سریع تر و در عین حال کارآمدتر نسبت به گذشته انجام می‌دهند مثل بازیابی سریعتر و دقیق تر اطلاعات از اسناد کاغذی؛ به این فرآیند بازیابی، مستند سازی اسناد گفته می شود. پایه و اساس دیجیتالی کردن اطلاعات، داده های دقیق و ساختاری هستند و سرنوشت تلاش های فرآیند اتوماسیون شدن کارها در دست داده های درست است. زمانی که اطلاعات در حجم انبوهی از کاغذ ها دفن می شوند، این فرآیند دیگر موفقیت آمیز نخواهد شد.

بیشتر بخوانید: اکوسیستم های سلامت دیجیتال

مبانی پردازش اسناد دیجیتال

پردازش اسناد دیجیتال دارای سه مرحله اصلی است. مرحله اول مصرف اسناد است، مسیری كه طی آن اطلاعات دریافتی روی اسناد كاغذ "مصرف می‌شوند" و سپس به صورت ساختاری و دیجیتالی در دسترس قرار می‌گیرند. در مرحله دوم، داده های دیجیتال با استفاده از گردش های خودکار به صورت داخلی پردازش می شوند. با بهینه سازی این قسمت استفاده از داده ها نیز می‌تواند بهینه سازی شود. این بدین معنی است که اغلب از نیاز به ارتباطات مفرط و بیش از حد با مصرف کنندگان برای درخواست اطلاعات جلوگیری می‌کند. با ترکیب داده های حاصل از اسناد کاغذی با داده های دیجیتالی که از قبل در دسترس هستند می‌توان یک جامعه ی آماری با دقت بالا ایجاد کرد که به طور قابل توجهی امکان ارزیابی داده ها و تجزیه و تحلیل داده ها را افزایش می‌دهد. مرحله سوم اسناد با کارایی بیشتری به ذینفعان تحویل داده می‌شود؛ حجم زیادی از اطلاعات به کانال‌های دیجیتال منتقل می‌شوند و فرایندهای مورد نیاز برای ارتباطات مبتنی بر کاغذ ساده می‌شوند. برای دریافت صحیح پردازش اسناد دیجیتالی، افراد باید هر سه مرحله را درک و تسلط پیدا کنند.

کنترل اسناد دیجیتال

برای ترکیب طیف گسترده ای از اسناد مورد نیاز برای پردازش و استفاده از اسناد دیجیتال، به طور معمول شش مرحله وجود دارد: _اسکن کردن: برای تبدیل اسناد و نامه های کاغذی به تصاویر دیجیتالی. _تشخیص شخصیت بصری (OCR): برای شناسایی شخصیت های موجود در تصاویر دیجیتال و تبدیل خروجی اسکنر یا دستگاه فکس به متن ذخیره شده دیجیتالی. _استخراج داده ها: برای خارج کردن بخش های مربوط به اطلاعات از خروجی OCR و سایر منابع دیجیتالی. (به عنوان مثال، ایمیل یا چت های آنلاین) _ تفسیر: برای انتقال اطلاعات به سیستم های IT مربوطه به شکلی موثر و استدلالی. _ مدیریت استثناها: تشخیص خطاها و موارد غیر معمول و ارائه مسیرهای جایگزین برای رسیدگی و مدیریت مناسب آن‌ها. _استفاده از داده ها: برای اطمینان از آگاهی از اطلاعات تازه موجود، ادغام داده های مربوط به دیدگاه های مصرف کنندگان و ارائه دهندگان، پردازش خودکار اطلاعات و اطمینان از امنیت داده ها.

فناوری های جدید و استفاده از اسناد دیجیتال

استفاده از داده ها نیازمند ابزارهای موثر جدیدی است. با این وجود هنوز معانی مختلفی برای پشتیبانی از فناوری اطلاعات وجود دارد. معمولا تبدیل طیف گسترده ای از اطلاعاتی که تقریبا ساختار خاصی دارند و سازماندهی شده اند یا حتی بدون هیچ گونه ساختار و سازماندهی هستند، برای تحلیل و پردازش نیاز به نرم افزارهای بسیار پیشرفته دارند. هنگامی که اطلاعات در قالب دیجیتال قرار می‌گیرند، قبل از پردازش خودکار نیاز بیشتری به اصلاح شدن پیدا می‌کنند. به همین دلیل است که در حوزه ی اسناد دیجیتال استفاده از اطلاعات و اسناد بسیار مهم تر از خواندن آن‌هاست. برای مثال، داده ها باید در یک قالب ثابتی ذخیره شوند و جای خود را در مدل های داده های جامعی که دیدگاه مصرف کننده و ارائه دهنده ی خدمات را توصیف می‌کند، پیدا کنند. در این سیستم ها اطلاعات باید یکی پس از دیگری انتقال یابند؛ همچنین باید اطمینان حاصل کرد که تمامی سیستم های مربوطه از داده های جدید مطلع شوند. اتوماسیون این بخش از کار اغلب به طیف گسترده ای از رابط های برنامه نویسی یا راه حل های روباتیک نیاز دارد.

بیشتر بخوانید: انواع ارزهای دیجیتال

سازماندهی اطلاعات در اسناد دیجیتال

بهبود فرآیندهای دستیابی به اسناد، تلاش فراوان، تعهد سازمانی قوی و مدیریت دقیق تغییرات را می‌طلبد. استفاده از اسناد پیامدهای جدی و مهمی برای سازمان ها دارد. حداقل مسئولیت سازمان ها در این زمینه اطمینان پیدا کردن از اجرای صحیح کلیه مراحل پردازش و ذخیره اطلاعات است. با وجود سیستم ها و فناوری های جدید، بازهم در سازماندهی اطلاعات نیاز به افراد و تیم های چابک و و نیروی انسانی از بین نرفته است.

ظرفیت ها در دیجیتالی شدن

اجرای فناوری ها و فرآیندها به شیوه ای درست و اطمینان از پذیرش تغییرات لازم، به طور معمول نیاز به استفاده از تخصص داخلی و خارجی دارد. برای پیاده سازی موفقیت آمیز استفاده از اسناد به گونه ی دیجیتال، شرکت ها به توانایی های زیادی نیاز دارند. آن‌ها باید بتوانند فرآیندهای موجود را مجدداً طراحی کنند، فناوری های لازم را بسازند، سیستم های جدید را اجرا کنند و تغییرات را در هر قسمتی از کار مدیریت کنند. این قابلیت‌ها می‌توانند در داخل کشور ساخته شوند یا با همکاری با فروشندگان یا سازمان‌های دیگر به دست آیند. در بسیاری موارد، هم منابع داخلی و هم خارجی برای این کار لازم است. در حال حاضر صنعت استفاده از اسناد دیجیتال در دست مجموعه های خاصی است و همین امر باعث شده که ارتباطات میان این مجموعه ها و شرکت های نیازمند محصور و قفل باشد.

فعالیت های شرکت های موفق در پردازش اسناد دیجیتال

تمامی شرکت های موفق در این حوزه از یک رویکرد و سیاست گذاری مشابه استفاده می‌کنند. تک تک عملکرد این شرکت ها موجب یک تحول دیجیتالی بزرگتر نیز می‌شود‌. اول، این شرکت ها فناوری های جدید برای اجرا را شناسایی می‌کنند، به بررسی پتانسیل های هر یک از این طرح ها می‌پردازند و تغییرات رفتاری که در کل سازمان موردنیاز خواهد بود را اجرا می‌کنند. دوم، شرکت ها غالباً از تیم پروژه ویژه ای استفاده می‌کنند تا زیرساخت های اساسی فناوری اطلاعات را نسبتاً سریع برقرار کنند. سوم، آن‌ها یک کارخانه دیجیتال را راه اندازی و شروع به تبدیل فرآیند اتوماسیون می‌کنند. که همین کار باعث شروع دگرگونی در کارها و فرآیندهای کاغذ محور و دستی در شرکت ها شده است. و در آخر شرکت ها نه تنها از یک کارخانه دیجیتال استفاده می‌کنند بلکه یک سیستم اختصاصی برای پردازش اسناد دیجیتال هم طراحی می کنند (البته کارمندانی که به کارهای مبتنی بر کاغذ عادت دارند در اوایل با این سیستم های دیجیتالی دچار مشکل می‌شوند اما با آموزش و کمک سازمان ها به راحتی می‌توان این مانع را کنار گذاشت.)

نتایج در فعالیت های دیجیتال

پرداخت کنندگان هزینه مثل بسیاری از شرکت های دیگر، تحقق دیدگاه و خواسته های خود را در فرآیندهای کاملا دیجیتالی سخت می‌بینند. اما با تغییر رویکردها و اعمالشان -بخصوص در قسمت استفاده از اسناد- می‌توانند نفع زیادی ببرند‌. برای اثربخشی بشتر کارها، فرآیندهای اسناد دیجیتال باید طیف وسیعی از ورودی ها (چه کاغذی و چه دیجیتالی) را در نظر بگیرند و فعالیت ها را یکی یکی پوشش دهند.

مصرف اسناد دیجیتال در صنایع

به طور کلی در کلیه صنایع پردازش اسناد دیجیتالی و به ویژه استفاده از آن برای عملکردهای اصلی دفتر مهم است. با این حال، اهمیت آن‌ها برای عملکردهای شرکت‌ها در صنایع مختلف متفاوت است؛ همچنین سطح معمولی بلوغ پردازش اسناد دیجیتال در صنایع و مناطق متفاوت می‌باشد. پرداخت کنندگان و بسیاری از ذینفعان آن‌ها در سطح بلوغ خود از بسیاری از صنایع دیگر عقب مانده اند و بنابراین اگر بخواهند به فرآیندهای کاملاً دیجیتالی حرکت کنند باید با هزینه های زیاد تغییر رویه روبرو شوند.

بیشتر بخوانید: آشنایی با تازه های تکنولوژی

اسناد دیجیتال در مقابل اسناد کاغذی

1_ سفرهای دیجیتالی جدید برای مصرف کنندگان تنها در صورتی موفق می‌شوند که بتوانند یکپارچه با فرآیندهای مبتنی بر کاغذ ادغام شوند و تمام اطلاعات مورد نیاز در دسترس باشد. 2_ تحولات معماری فناوری اطلاعات، نیاز به یک دید جامع در مورد کلیه فرایندهای دیجیتال دارد و اگر کارها بر اساس فرآیند های مبتنی بر کاغذ باشند بعید به نظر می‌رسد که موفق شوند. 3_ اتکا به کاغذ هزینه های جبران ناپذیری دارد؛ همچنین کاهش استفاده از کاغذ باید جزو سیاست های اصلی سازمان ها باشد.

فواید کار و پردازش با اسناد دیجیتال

پردازش به شیوه ی جدید علاوه بر افزایش سرعت انتقال اطلاعات بر کیفیت صحت داده ها نیز می‌افزاید؛ همچنین در اسرع وقت واحد های تجاری درگیر را از الگوها، تحلیل ها و داده های جدید مطلع می سازد. گرچه که پردازش و استفاده از اطلاعات با سیستم های جدید عملکرد سازمان ها را بالا می‌برد اما بازهم پردازش های سنتی و اطلاعات کاغذی در شروع تحلیل ها توسط فرآیندهای دیجیتال نقش بسزایی دارند.