یکی از مهم ترین و با ارزش ترین داشته ها، زمان است. هر فردی برای انجام کارها و تصمیم گیری در مورد آن، مدت زمانی را در اختیار دارد که باید نهایت استفاده را از آن داشته باشد و بسیاری از مواقع مشاهده می‌کنیم که برخی افراد برای انجام کارهای روزانه ی خود  دچار کمبود وقت می‌شوند و همین عامل باعث می‌شود که نتوانند کارهای خود را به موقع و در زمان تعیین شده به پایان برسانند و این عده از افراد، به طور حتم نیاز به مدیریت زمان دارند.

مدیریت زمان یک مهارت مفید و موثر است و به شما کمک می‌کند که تمام کارهای خود را به موقع و در زمان تعیین شده انجام داده و به پایان رسانید و هرگز دچار کمبود زمان نشوید. آن دسته از افرادی که در زندگی خود مدیریت و برنامه ریزی زمانی دارند، کارهای خود را سر وقت و به شکل صحیح انجام می‌دهند. این افراد از زمان خود به شیوه ای موثرتر و مفید تراستفاده می‌کنند، زیرا مهارت مدیریت زمان را به خوبی فرا گرفته و در زندگی شخصی خود به کار می‌برند.

بیشتر بخوانید: چگونه استرس خود را مدیریت کنیم

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان، موضوعی بسیار مهم و حائز اهمیت تلقی می‌شود، زیرا اگر نتوانید زمان خود را در کنترل و اختیارخویش داشته باشید، بدون شک  کسب و کار شما با مشکل جدی مواجه خواهد شد.

مدیریت زمان، به مجموعه ای از مهارت ها گفته می‌شود که به فرد کمک می‌کند آن ها را برای استفاده از زمان خود به کار گیرد. شاید دلیل عدم استفاده از مدیرت زمان برای برخی از افراد این باشد که آن‌ها نمی‌دانند زمان چیست و چه اهمیتی دارد و یا شاید آن‌ها بسیار تنبل و تن پرور هستند و از هدر رفتن زمان ناراحت نمی‌شوند و یا فاقد هدف و انگیزه  برای انجام کارها هستند و به اهمیت استفاده از زمان واقف نیستند.

مدیریت زمان فرایند نظم‌ بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیت‌ های مختلف می‌باشد. به عبارتی باید گفت که مدیرت زمان به شما کمک می‌کند که نهایت استفاده را از زمان خود کرده و بسیار هوشمندانه‌ و دقیق کار کنید. یعنی شما می‌توانید حتی زمان هایی که وقت شما کم می‌باشد و یا میزان فشار کاری تان زیاد است،  کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید و به پایان برسانید. ولی اگر نتوانید از تکنیک مدیریت زمان بهره ببرید و نتوانید زمانی را که در اختیار دارید ‌به خوبی مدیریت کنید،  کارایی شما کاهش یافته و دچار استرس می‌شوید.

در نهایت باید گفت که مدیریت زمان، شیوه‌‌ی نظم بخشیدن و برنامه ‌ریزی برای زمانی است که به انجام فعالیت‌ های مهم اختصاص می‌دهید و از مزایای آن می‌توان به مواردی چون، بهره وری و کارایی بیشتر، کسب اعتبار و شهرت بیشتر، میزان استرس کمتر، فرصت‌ بیشتر برای رشد و پیشرفت و رسیدن به اهداف مهم کاری و شخصی اشاره کرد و در نهایت مدیریت زمان را می‌توان چکیده ای از تمام تکنیک های مهم و مفید نام برد.

روش هایی برای مدیریت زمان بهینه

حذف امور غیر ضروری

از مشکلاتی که تمام افراد با آن درگیر هستند، صرف وقت اضافه برای  انجام کارهاست که انرژی و توان بیشتری را می‌طلبد. ولی با انجام کارهای مهم و جلوگیری از مداخله ی امور غیر ضروری در حین انجام کار، به راحتی می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید و از میزان زمان های اضافه برای انجام کارها بکاهید. زیرا حذف کردن امور و فعالیت های غیرضروری، زندگی شما را سازنده تر می‌نماید. شما باید هر چیزی که شما را از رسیدن به هدف اصلی باز می‌دارد، حذف کنید.  

با تمرین تکنیک هایی برای مدیریت زمان شما یاد می‌گیرید که باید کارهایتان را در ساعت مشخصی انجام دهید و زمان های زیادی را که صرف امور فرعی می‌شوند را حذف کنید. زیرا صرف زمان برای این قبیل امور و فعالیت ها باعث می‌شود که کارها به موقع انجام نشوند. شما باید کارهای ضروری و غیر ضروری خود را مشخص کنید و نیاز و خواسته های مهم و واقعی زندگی خود را بشناسید.

داشتن طرح و نقشه برای انجام کار

داشتن ایده برای انجام کارها و چگونگی انجام آن‌ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و بهتر است قبل از انجام کارهایتان حتما طرح و نقشه‌ی مفیدی برای آن در نظر بگیرید. اگر در زمان رانندگی یا پیاده روی تا محل کار خود، برای انجام کارهای روزانه تان به تفکر بپردازید و برای آن برنامه ریزی کنید به شما کمک می‌کند تا کارهایتان به درستی انجام شود.

البته زمان مفید برای تفکر و برنامه ریزی برای روز کاری بعدی، قبل از خواب شبانه است که می‌توانید به خوبی درباره ی کارهای روز بعد و یا هفته ی جاری فکر کنید و با ذهنی بازتر و آماده تر به سمت محل کار خود بروید. این نکته را در نظر داشته باشید، زمان هایی را که صرف برنامه ریزی می‌کنید شما را به اهداف تان نزدیک می سازد.

بیشتر بخوانید:‌ برای زندگی مان برنامه ریزی داشته باشیم

مهارت عملکرد چند وظیفه ای

یکی از نکات مهم برای افزایش مهارت های مدیریت زمان این است که توانایی انجام چند کار با یکدیگر و به صورت همزمان را داشته باشید. به عبارتی این توانایی شما را قادر می‌سازد که از دیگران سبقت گرفته و چند گام جلوتر باشید و کسانی که توانایی انجام کارها را به صورت همزمان ندارند و مدیریت چند وظیفه ای را یاد نگرفته اند، نمی‌توانند هیچ یک از کارهای خود را به درستی به پایان برسانند.

کاهش ایجاد وقفه در حین کار

همواره در طول زندگی و یا در حین انجام کاری مهم با برخی امور بازدارنده مواجه می‌شوید که شاید نتوانید از این موارد ناخواسته بکاهید ولی حتما می توانید با تمرین و آموزش، روش درست برخورد و مواجهه با آن ها را فرا گیرید و در زمان لازم از آن‌ بهره گرفته و موقعیت را تغییر دهید. برای مثال اگر یکی از دوستانتان کاری را در حین انجام پروژه مهم کاری تان از شما درخواست کرد، ابتدا باید پروژه ای را که شروع کرده اید، تمام کنید و سپس کار جدید را شروع کنید. اما در برخی از مواقع شرایط به گونه ای دیگر خواهد بود و به عنوان مثال، اگر کارفرما از شما انجام کاری را درخواست کرد، اولویت کاری شما، کار خواسته شده از سوی رئیستان خواهد بود.

مزایای مدیریت زمان

- استفاده‌ی مفید و بهینه از زمان

- صرفه‌ جویی در زمان

- تنظیم زمان و تحویل به موقع سفارشات

- ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها

- انجام کارها در زمان تعیین ‌شده

- کاهش حجم فعالیت ‌های کاری

- کاهش میزان استرس و اضطراب

- نظارت و آگاهی داشتن بر فعالیت‌ها

- ایجاد اثربخشی و بهره ‌وری در کارها و فعالیت‌ های روزانه

- جلوگیری از ایجاد سردرگمی و وقفه در کارها

- جلوگیری از اتلاف وقت

توصیه های مهم برای مدیریت زمان

تفکر مثبت داشته باشید

اگر افکار مثبت و  سازنده داشته باشید، همواره خود را پرنشاط، پر انرژی و با قدرت می‌دانید و با این ویژگی ها به سمت انجام کارها و فعالیت ‌های خود ‌پیش می‌روید.  شما به هیچ عنوان نباید اجازه دهید که در روند انجام کارها و فعالیت ‌های خود، عواملی چون ترس و شکست و ناامیدی بر شما چیره شود و در ادامه باعث ایجاد وقفه در انجام  کار و رشد و پیشرفت شما شود.

سعی کنید اعتماد به‌ نفس بالایی داشته باشید و اگر در آن مشکل دارید با انجام تمرینات لازم میزان اعتماد به نفس خود را افزایش دهید و همواره به عنوان یک مهارت مفید و قدرتمند از آن استفاده کنید. در نظر داشته باشید که شما با استفاده از برنامه‌ ی زمانی برای انجام کارها و مدیریت زمان به خوبی می‌توانید به آنچه که در نظر دارید برسید.

امور تکراری را فراموش کنید

شما برای داشتن مدیریت زمان بهینه و برنامه ریزی برای امور زندگی خود و داشتن زندگی جدید باید یک طرح و نقشه ی راه جدید و متفاوت با گذشته ی خود داشته باشید و پس از این با آن برنامه ی جدید زندگی کنید و بدین شیوه عملکردهای مناسب داشته باشید، زیرا شما نمی‌توانید همچنان بر مدار گذشته ی خود زندگی کنید و به نتیجه ی  متفاوت تری برسید. برای انجام این عمل سعی کنید که  ایجاد تغییر در سبک زندگی و اصلاح عادات و رفتار گذشته ی خود را فراموش نکنید.  شما با استفاده از مدیریت زمان می‌توانید تغییر و تحول اساسی و مثبت ایجاد کرده و به اهداف عالی خود دست یابید.  

مدت‌ زمان لازم برای انجام کار را تعیین کنید  

با تقسیم بندی زمانی برای انجام کارها و اختصاص زمان مناسب برای انجام آن می‌توانید به خوبی و به‌ صورت مشخص، کار مورد نظر را در مدت زمان تعیین ‌شده انجام دهید و آسوده خاطر باشید و به این شیوه وجهه و اعتبار بیشتری در نزد مشتری و همکاران داشته باشید. شما در مدیریت زمانی خود یاد می‌گیرید که تمام فعالیت ‌ها و کارهای خود را  تقسیم ‌بندی نمایید و به طور کامل بدانید که  در چه روزی و چه ساعتی باید کار مورد نظر را  انجام دهید. برای این امر و اینکه به درستی انجام شود سعی کنید هر کار و پروژه و حجم کاری را در نظر بگیرید تا بتوانید متناسب با آن، به تعیین مهلت زمان انجام کار بپردازید.

به ساعت بدنی خود توجه داشته باشید

شما برای انجام کارها نیرو و انرژی لازم را داشته باشید و برای این کار باید بیوریتم بدن خود را بشناسید و بدانید که در زمان هایی که خسته هستید و نمی‌توانید کاری را به ‌درستی انجام دهید، از انجام کار دست بکشید و به استراحت بپردازید و در زمان بهتر و اوقاتی که انرژی بدنی شما در سطح بالاتری قرار دارد اقدام به انجام کارهای مهم تر کنید و همچنین زبان بدن خود را نیز جدی بگیرید، زیرا زبان بدن شما همواره پیام ‌هایی را  به فرد مقابل منتقل می‌کند و این امر نباید به  گونه ای باشد که بین صحبت شما و زبان بدن ‎تان تفاوت و تمایزی وجود داشته باشد.