همه‌ی ما این موضوع را می‌دانیم که وقوع بلایای طبیعی همچون سیل، زلزله، طوفان امری اجتناب ناپذیر است و به ناگاه ظهور و بروز می‌یابد و خطرات و مشکلات زیادی را به همراه دارد.

این موضوع، یعنی بروز بلایای طبیعی بر فعالیت بسیاری از شرکت ها تاثیرگذار است و ممکن است هفته‌ ها، ماه‌ ها و حتی سال‌ ها زمان نیاز باشد تا یک کسب و کار و تجارت کوچک پس از بروز یک فاجعه طبیعی بتواند مجددا به فعالیت خود ادامه دهد و به رونق کسب و کار خویش بپردازد.

اگر به کسب و کار و تجارت خود اهمیت ندهید و تمهیداتی را برای جلوگیری از آسیب و زیان در نظر نداشته باشید، ممکن است نتوانید کسب و کار خود را در زمان و شرایط غیر عادی مدیریت نموده و حفظ کنید.

 بسیاری از مشاغل کوچک با انتخاب راه و روش های مختلف همچون ادغام شدن، برخورداری از خدمات کارشناسی قانونی،  اعطای نمایندگی و... از خود محافظت می‌کنند. با این ‌حال، شرکت‌ ها باید بدانند و آگاهی خود را در این زمینه افزایش دهند که چگونه از خود در برابر بلایای طبیعی محافظت کرده و مصون نگاه دارند.

در اینجا پنج روش ساده وجود دارد که با بهره ‌مندی از آن‌ها می‌توانید قبل از حادثه، حین و بعد از یک بروز فاجعه‌ی طبیعی، خود را برای  مقابله با آن آماده کنید و صرف ‌نظر از این‌ که کسب و کار شما ممکن است با چه چیزی روبرو شود، با برنامه‌ ریزی  و کارشناسی صحیح و دقیق و برخورداری از ارتباطات مؤثر، در حفظ امنیت آن موفق تر ظاهر شوید.

برای کسب و کار خود یک برنامه عملیاتی اضطراری ایجاد کنید

این موقعیت را تصور کنید که به ناگاه یک رخداد روی داده و کسب و کار شما را تحت تأثیر قراردهد، در ساعت ‌ها و روزهای بعدی چه اتفاقی برای روند کاری شما پیش خواهد آمد؟ آیا افراد حاضر در سازمان شما آگاهی دارند که کیت ‌های اضطراری در کجای ساختمان قرار دارند؟ چه کسی مسئول بررسی و پیگیری شرایط ناگوار خواهد بود؟ آیا کارمندان شما توانایی و مهارت کار از راه دور را دارند؟

اگر برای هر یک از سوالات بالا بتوانید پاسخ دقیق و صحیح ارائه دهید، می‌توان گفت کسب و کار شما در هنگام بروز بلایای طبیعی در شرایط خوبی به سر می‌برد. ولی اگر تلاش کردید به هر یک از این سؤالات پاسخ دهید، سعی کنید در اسرع وقت، یک برنامه عملیاتی اضطراری برای سازمان خود تهیه کنید و برای تهیه طرح و برنامه ریزی برای تعیین اقدامات لازم در موقعیت های غیر عادی به موارد زیر توجه داشته باشید:

رهبری سازمان در زمان وقوع بحران چگونه و توسط چه فردی باید انجام شود، آموزش های لازم را به شخص مورد نظر برای مواقع لازم و مسئولیت هایی که بر عهده ی وی هست، ارائه دهید.

اگر فضای فیزیکی سازمان دچار سانحه شود، شرایط برای دورکاری کارمندان در نظر بگیرید و تغییر شیوه ی کار و ادامه ی آن و نظارت بر روند اجرایی آن را در نظر گرفته و فردی را مسئول آن نمایید.

در شرایط انجام کار به صورت غیر حضوری و دورکاری، روش و طریقه ی برقراری ارتباط کارمندان با شما به چه صورتی انجام شود. فردی را برای ارتباط  داشتن با تک تک کارمندان در نظر بگیرید و آموزش های لازم را به وی ارائه دهید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماسی که با هر کارمند دارید به‌ طور مرتب بروز می‌شود.

در زمان های بحرانی و عدم انجام کارها به صورت روزانه و عادی، روش هایی را برای چگونگی برقراری ارتباط  با ارباب ‌رجوع و مشتریان در نظر بگیرید تا کسب و کار شما بتواند به فعالیت خود ادامه دهد و از پروژه های باز عقب نیفتاده و در زمان تعیین شده آن را در اختیار مشتری قرار دهد. بدین شیوه اعتبار کسب و کار شما برای مشتریان کاهش نخواهد یافت.

پس از تعیین موارد بیان شده و ایجاد یک برنامه عملیاتی اضطراری، این طرح را با کارمندان خود مرور کنید و اطمینان حاصل نمایید که آن‌ها نیز با روش ‌های ذکرشده، احساس راحتی می‌کنند، هر قسمت از طرح را درک  کرده و توانایی انجام آن را داشته و همچنین آمادگی اجرا و انجام آن را در زمان های بحرانی و غیر عادی دارند.

بیشتر بخوانید: لیستی از ایده ها برای شروع کسب و کار اینترنتی از داخل اتاق خانه

از داده‌های مهم کسب و کار یک نسخه پشتیبان تهیه کنید

علاوه بر اهمیت کسب و کار شما و اینکه در کجا واقع ‌شده و یا در چه موقعیتی قرار دارد، باید تمامی اسناد و مدارک مهم کسب و کار را ذخیره کنید و از داده‌های مهم کسب و کار یک نسخه پشتیبان تهیه کنید و همچنین از امنیت داده ها اطمینان داشته باشید.

سعی کنید که  مستندات موجود را به ‌طور سازمان ‌یافته در مکانی امن و خارج از دسترس افراد، ذخیره نموده و یک نسخه از آن کپی نمایید.

تهیه نسخه پشتیبان از پرونده‌های الکترونیکی با اسکن، بارگزاری و همگام ‌سازی آن‌ها در یک سیستم ذخیره‌ سازی مبتنی بر ابر نیز به شما کمک می‌کند که بدون توجه به مکانی که در آن هستید، به اطلاعات مهم و ضروری دسترسی داشته باشید و باعث می‌شود که روند کسب و کار شما از فعالیت های لازم بازنماند. این امر منجر به رونق کسب و کار شما در شرایط بحرانی و آسیب دیدگی خواهد شد.

با یک مشاور بیمه در مورد کسب و کار صحبت کنید

کسب و کار شما با برخورداری از نظرات کارشناسانه ی یک مشاور بیمه در برابر بروز بلایای طبیعی محفوظ خواهد ماند. چرا که مواردی را برای شما در نظر می‌گیرد و به شما کمک می‌کند که حتی در شرایط بحرانی بتوانید به رشد کسب و کار خویش ادامه دهید و دچار وقفه نشوید.

بنابراین توصیه می‌شود که  از مطالبات بیمه‌ ای استفاده نموده و در صورت بروز یک فاجعه طبیعی کسب ‌و کار خود را ایمن بدارید. کار بسیارعاقلانه ای است که با مشاور بیمه خود مشورت کرده و موضوعات مرتبط با شرکت را بررسی کنید. اگر نگران املاک خود هستید، به محدودیت‌ های خط ‌مشی فعلی خود توجه کنید تا مطمئن شوید که در شرایط اضطراری به ‌اندازه ی کافی برای استفاده از موارد جایگزین و پوشش آن‌ها از امکانات لازم برخوردار هستید.

بیشتر بخوانید: 20 پیشنهاد برای شروع یک کسب و کار خانگی در سال جدید

چگونگی حفظ ارتباطات در کسب و کار را مشخص نمایید

اهیمت کسب و کار شما در برقراری ارتباط با کارمندان، مشتری‌ ها و ارباب ‌رجوع و چگونگی حفظ  نمودن آن می‌باشد. برنامه عملیات اضطراری شما باید به طور کامل و مفصل جزئیات مربوط به این موضوع را شامل شود و همچنین باید جزئیات چگونگی حفظ ارتباطات در هنگام فاجعه و پیامدهای آن را شرح دهد.

زمینه هایی که باید در مورد تنظیم یک برنامه ارتباطی در زمان وقوع بحران در کسب و کار و چگونگی حفظ ارتباطات را مشخص نمایید، شامل موارد زیر می ‌باشد:

مشتریان: این نوع ارتباط شامل ارسال پیام‌ هایی از طریق شبکه ها و کانال های اجتماعی، ایمیل و یا اطلاعیه‌ های مطبوعاتی می‌باشد تا در خلال آن مخاطبان را از اثرات وقوع بلای طبیعی بر کسب و کار و تجارت شما آگاه نماید حتما اطلاعات تماس خود را در دسترس مشتریان قرار دهید. تا در صورت بروز هرگونه سوال، بتوانند با شما ارتباط داشته باشند.

تیم کاری: برای پیشرفت کارها حتما در طول و بعد از مدت وقوع بحران با تیم خود هماهنگ باشید و در صورت امکان، به ‌طور انفرادی با هر یک از آن‌ها تماس بگیرید و اگر نیاز به کمک و راهنمایی داشتند، دریغ نورزیده و به آن‌ها ارائه دهید. همچنین توصیه می‌شود که یک صندوق در نظر داشته باشید تا در شرایط بروز فاجعه و در صورت عدم موجودی کافی در چنین شرایطی، بتوانید از آن به عنوان درآمد موقت استفاده کنید و حقوق کارمندان خود را پرداخت کنید در این صورت آن‌ها  راضی تر خواهند بود و کارها را به نحو موثرتری پیش می‌برند که برای رونق کسب و کار شما اهمیت بسزایی خواهد داشت.

نکات بیان شده در این مقاله راهکارهایی مهم و ضروری برای هر کسب و کاری محسوب می‌شود و انجام آن از ضروریات می‌باشد زیرا بلایای طبیعی و فاجعه های نابهنگام بی وقفه روی می‌دهد و اجتناب ناپذیر استو شما برای جلوگیری از بروز مانع در زمان های بروز فاجعه و رشد کسب و کار خود، حتما باید یک برنامه عملیاتی را تعیین کنید و از چگونگی انجام هر یک از طرح های آن اطلاعا کافی داشته باشید و همچنین کارمندان خود را از آن باخبر نمایید و در صورت لزوم، آموزش های لازم را به آن‌ها ارائه نمایید. شما با پیش بینی های لازم و تعیین برنامه به خوبی از بحران های پیش رو عبور خواهید کرد.