هرچه در زندگی کارهایمان بیشتر می‌شود و زندگی مان شلوغ تر و پرجنب و جوش تر می‌شود، انجام تمام کارها مطابق با برنامه کاریمان تقریباً غیر ممکن و غیر عملی به نظر می‌رسد و مشاهده می‌کنیم که در مدیریت زمان خود ناتوانیم و زمان کافی برای انجام همه کارهای خود را نداریم چه برسد به اینکه وقت کافی به خودمان اختصاص دهیم یا به دیدن عزیزانمان برویم. اما باید بدانیم که وجود این موارد برای سلامتی و شادی روح و جسم ما ضروری اند و ضرورت آن‌ها به اثبات رسیده است. حتی پژوهش های بسیاری نشان داده اند که داشتن استرس و اضطراب ناشی از داشتن زندگی شلوغ و پرهیاهو می‌تواند منجر به بیماری های جسمی و روحی شود. خوشبختانه می‌توانید با کار کردن به صورت هوشمندانه تر، بدون اینکه سختی زیادی را متحمل شوید، برنامه کاری خود را تکمیل کنید و به طور کلی به پایان رسانید. در این مقاله می‌خواهیم از رازهای بگوییم که به شما کمک می‌کنند که از پس تمام کارهای روزمره خود برآیید و با دانستن این اسرار می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید و زندگی ساده تری داشته باشید.

برای مدیریت زمان، زمان شروع کار خود را تعیین کنید

آنی تولین که یک گریمور و مؤسس شرکت اسکین اُل است می‌گوید برای مدیریت زمان خود اگر هر روز صبح در یک ساعت خاص از خواب بلند شوید به بازدهی شما در انجام کارهای روزانه بسیار کمک می‌کند. او می‌گوید: به کمک این روش و به کار گیری آن، توانستم روال موثر و خوبی در کارهای روزانه ام ایجاد کنم. صبحانه ام را حاضر می کنم، سگم را بیرون می‌برم، در ساعت خاصی پشت رایانه می‌نشینم، برای انجام کارهای روزانه ام آماده می‌شوم و آن‌ها را در موقع مقرر به پایان می‌رسانم. این روش باعث می‌شود کارهای روزانه ام را با کمترین فشار عصبی و استرس و تحمل شرایط پیش بینی نشده، انجام دهم.

۲ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به صورت تقریبی

بیشتر بخوانید: رویاپردازی خوشبختی، خیال های شیرین

برای مدیریت زمان لوازم ضروری خود را از قبل در کیف تان بگذارید

اگر برای موقعیت های مختلف وسایل خاصی نیاز دارید، بهتر است آن‌ها را از قبل آماده و مرتب کنید تا در زمان خود صرفه جویی کنید. مثلاً دستمال مرطوب، هدفون، نرم کننده لب یا هر چیز مورد نیازتان را از قبل در کیف خود بگذارید. کیمی اسمیت که یکی از مشاوران مشهور در زمینه مد و مؤسس و مدیر مجله مد اتیژر مگ است، می‌گوید: به منظور مدیریت زمان خود، اگر وسایل و لوازم تان را از قبل آماده کنید، نگران وسایلی مانند کیف پول یا کلید تان نخوهید شد.

۳۰ دقیقه زمان صرفه جویی شده در هفته به صورت تقریبی

برای مدیریت زمان، صبحانه را در آشپزخانه درست کنید

اگر به خوردن صبحانه، چای، قهوه، هر روز صبح عادت دارید، برای مدیریت زمان، بهتر است لوازم و وسایل مورد نیاز برای حاضر کردن آن ها را همواره در آشپزخانه در دسترس قرار دهید. جینی انگلباخ که یک طراح داخلی است، می‌گوید: اگر قهوه سازتان را روی کابینت می‌گذارید دانه های قهوه یا پودر قهوه و فنجان را هم کنار آن قرار دهید تا بدون وقت تلف کردن قهوه را آماده کرده و نوش جان کنید. سعی کنید وسایل اضافی را در جایی دیگر قرار دهید تا مزاحم انجام دادن کارتان نشوند. می‌توانید این روش را برای حاضر کردن مواد خوراکی دیگر از جمله صبحانه، استفاده کنید.

۳۵ تا ۵۶ دقیقه زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، هدف ها و برنامه هایتان را روی کاغذ بیاورید

انگلباخ توصیه می‌کند که برای آرامش و آسایش ذهن و روح خود، مدیریت زمان و اینکه بتوانید وظایف خود را در طول هفته به طور کامل انجام دهید، هر شنبه صبح تمام وظایف خود را روی کاغذ بنویسید. او می گوید هر گاه که تمام وظایف و کارهای خود را به صورت لیست وار روی کاغذ آوردید، آن‌ها را ویرایش و اولویت بندی کنید. بهتر است با رنگ های مختلف روزهای هفته را از هم متمایز کنید. حتی می‌توانید کارها و وظایف خود را در تقویم های دیجیتالی یا هر تقویمی که دارید وارد کنید و آن را با خود داشته باشید. این روش به شما در سازماندهی وقتتان کمک می کند و با عث می‌شود که احساس کنید که برای هر هفته آماده اید تا وظایف تان را به طور کامل و منظم انجام دهید. این احساس با ارزشی است و می تواند به شما اعتماد به نفس و اطمینان زیادی در تکمیل کردن وظایف تان بدهد.

بیشتر از ۱ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به صورت تقریبی

بیشتر بخوانید: مدل برنامه ریزی استراتژیک دیوید

برای مدیریت زمان، برنامه های خود را بر اساس الگوی ۱۰/۵۰ تنظیم کنید

اگر صحبت کردن با همکاران، پیامک های دریافتی مختلف و یا شبکه های اجتماعی منجر به حواس پرتی شما می‌شوند برای مدیریت زمان تان، این روش می تواند به شما کمک کند. برای تعادل ایجاد کردن بین کار و زمان استراحت تان، این شکل و ساختار را به روز خود بدهید: ۵۰ دقیقه کار کنید و ۱۰ دقیقه به خود استراحت بدهید.

لارن زولر، که یک مربی برنامه های آموزشی «چگونگی ایجاد تعادل در زندگی» است، می‌گوید: در ۵۰ دقیقه ای که در حال کار کردن هستید باید در محیط کاری آرامش مطلق برقرار باشد و هیچ گونه عامل حواس پرت کننده ای در اطرافتان وجود نداشته باشد. یعنی حتی صدای زنگ تلفن هم نباید در اطرافتان شنیده شود. با جدیت و پشتکار تمام ۵۰ دقیقه کار کنید. سپس ۱۰ دقیقه می توانید تلفن همراهتان را چک کنید، تند تند در راه رو اداره تان قدم بزنید یا هر کاری که می‌خواهید یا دوست دارید، انجام دهید. اگر بتوانید مطابق با این زمان بندی عمل کنید، مقدار کار مفیدی که انجام می دهید بیشتر می شود و در عین بازدهی بیشتر می توانید مواظب سلامتی خود نیز باشید.

۵ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

بیشتر بخوانید:‌ مدیریت مناسب چگونه به دست می آید؟

برای مدیریت زمان، ایمیل خود را روی پاسخ خودکار تنظیم کنید

تولین به منظور مدیریت زمان، توانست با قرار دادن ایمیل خود روی تنظیمات پاسخ خودکار، از وقت خود بهره ببرد. او می‌گوید با استفاده از این روش می توانید دیگران را مطلع سازید که ایمیل آن‌ها را، برای مثال تنها ساعت ۹ صبح یا ۴ بعد از ظهر پاسخ خواهید داد. در نتیجه با این روش می توانید توقعات دیگران نسبت به خود را مدیریت کنید و برای خودتان مرز بندی کنید و دیگر مجبور نیستید وسط کارتان به ایمیل های دیگران پاسخ بدهید و هواس تان از انجام کارها پرت شود.

۱ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، وظایف خود را دسته بندی کنید

انجام چند وظیفه با هم هیچ گاه آسان نیست. سوزی کوئیلو چهره مشهور تلویزیونی می‌گوید: هرگاه که بتوانید چند وظیفه ای شدن را عملی کنید، تغییر بزرگی به وجود آورده اید. همین می تواند موجب بازدهی کاری بالایی شود. او در ادامه می‌گوید:

برای مدیریت زمان خود، مثلاً با تأیید برگه های ثبت، پرداخت صورت حساب ها و فاکتورها و خرده کارهای اداری دیگر به طور هم زمان، می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید و بازدهی بالاتری داشته باشد.

او بر این عقیده است که برای انجام بهتر کارها بهتر است کارهای مشابه را باهم دسته بندی کنید و همزمان انجام دهید. برای مثال کارهای پرینتتان را یک باره انجام دهید تا مجبور نشوید بار دیگر به سراغ دستگاه پرینتر بروید. در این صورت می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید.

بیش از ۵ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به صورت تقریبی

برای مدیریت زمان، دستور جلسه دقیق داشته باشید

جلسات می‌توانند مکان خوبی برای کشف جزئیات مهم، ایده های بکر و راه اندازی پروژه های کاری باشند. از طرف دیگر گاهی این جلسات وقت گیر می شوند و وقت زیادی می برند مخصوصاً اگر غیر ضروری و بی موقع و بدون تمرکز برپا شوند.

سوزی کاردر مؤسس شرکت اس سی می گوید: برای مدیریت زمان و پیش بردن همه چیز به صورت ساده و راحت، سعی کنید تا حد امکان دستور جلسه دقیق داشته باشید و جلسات مختصر و کوتاه اما پربازده برگذار کنید. در این جلسات هم تنها کسانی شرکت کنند که مورد نیاز اند و جلسه زمانی برگزار شود که تمامی این افراد بتوانند در آن جلسه شرکت کنند. همچنین قبل از برگذاری جلسه باید تمامی وظایف افراد شرکت کننده اعلام شود تا خود را برای ارائه آنچه که لازم است، آماده کنند.

۱۰ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، فهرست انجام کار داشته باشید

کیتی سندلر موسس شرکت ایمپکت ریتریت معتقد است که یکی از مؤثرترین راه های مدیریت زمان و صرف جویی در وقت در ادارات، دانستن این است که چه موقع یک کار را خودتان باید انجام دهید یا چه موقع آن را به کس دیگری واگذار کنید در واقع فهرست انجام کار داشته باشید. ابتدا تک تک افراد گروه کاری خودتان را بشناسید. با این کار می‌توانید تمامی توانایی ها و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را بشناسید. سپس فهرست کارهایی که باید انجام شوند را تهیه کنید و تقسیم وظایف کنید با این کار می‌توانید بازدهی بهتری داشته باشید و در وقتتان صرفه جویی کنید.

مدت زمان صرفه جویی شده در هفته متغییر است

برای مدیریت زمان، از اپلیکیشن مناسب استفاده کنید

تلفن های همراه دارای اپلیکیشن های مختلفی هستند که می‌توانند کارهای مختلفی انجام دهند (مانند پرداخت صورت حساب و...) کارهایی که گاهی اوقات برای ما وقت گیر هستند. جیمز لمبرت مؤسس شرکت لمبرت می‌گوید: برای مدیریت زمان تا حد امکان از نرم افزارها و برنامه های هوشمند استفاده کنید. مثلاً اگر بانکی که در آن حساب دارید اپلیکیشن خاصی دارد می‌تواند از طریق آن تراکنش های خود را انجام دهید یا موجودی تان را چک کنید. همچنین می‌توانید اپلیکیشن های اسکنر دانلود کنید و از فرم های خود اسکن بگیرید و ارسال کنید. هر اپلیکیشنی که مناسب سبک زندگی تان باشد با استفاده از آن می‌توانید در وقت خود صرفه جویی کنید.

5/1ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

بیشار بخوانید: چگونه مذاکره کاری موفقی داشته باشیم!

برای مدیریت زمان، اینترنتی خرید کنید

اگر شاغلید و تصمیم دارید زمان بیشتری برروی شغلتان متمرکز شوید برای مدیریت زمان، بهتر است وسایل و کالاهای ضروری و مورد نیاز زندگی تان را به صورت اینترنتی خریداری کنید یا از فروشگاه محله تان بخواهید کالاها را برایتان ارسال کند. اگر به هر دلیلی امکان این گونه خرید کردن را ندارید. می توانید یک روز از هفته را به خرید اختصاص دهید و کالای موردنیاز کل هفته خود را در یک روز خریداری کنید. این گونه می توانید در وقت خود صرفه جویی کنید.

۲ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، دستیار مجازی داشته باشید

داشتن دستیار مجاری برای مدیریت زمان می‌تواند بسیار مفید باشد. آمبر الکساندرا متخصص مد با به کار گرفتن دستیار مجازی، تغییر زیادی در مدیریت کارهای روزمره خود ایجاد کرد. به طوری که بیشتر خرده کارها در یک روز انجام می‌شوند.

منشی یا دستیار مجازی به شرکت ها یا اشخاصی گفته می شود که به صورت مستقل و حرفه ای، از راه دور به کار مشغول‌اند. الکساندرا می‌گوید: با به کار گرفتن دستیار مجازی توانستم کارهایی مانند ارسال ایمیل و مدیریت سفرهای کاری و مشخص کردن جلسات را به او بسپارم و وقت بسیار زیادی برای کارهای مهم و ضروری ترام داشته باشم.

۱۵ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به صورت تقریبی

برای مدیریت زمان، از ماشین ظرف شویی برای کارهای دیگر استفاده کنید

لیان استاف یکی از مدیران ارشد موفق در حرفه خود می‌گوید: اگر از ماشین ظرف شویی تنها برای شستن ظرف ها استفاده می‌کنید به همه کارکرد های آن پی نبرده اید. در واقع برای مدیریت زمان تان می توانید وسایل دیگرخود را بدون اینکه صدمه ببینند با ماشین ظرف شویی بشویید و و وقت اضافی برای آن‌ها هدر ندهید.

۳۰ دقیقه زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، از محصولات چند کاره استفاده کنید

هرچه از ابزار و وسایل کمتری استفاده کنید و با آن‌ها در طول روز کمتر سروکار داشته باشید کارهایتان سریع تر و راحت تر پیش می‌روند. مردیث باراف که یک گریمور مشهور است می‌گوید: استفاده از وسایل و لوازم و محصولات مختلف چندان وقت گیر نیست اما اگر از محصولاتی که چند کاره هستند، استفاده کنید، در وقت خود بسیار صرفه جویی خواهید کرد. برای مثال از پودر برنزه کننده خود برای سایه چشم استفاده کنید. بنابراین برای مدیریت زمان خود، از یک محصول برای دو کار به صورت همزمان استفاده کرده اید و در وقت تان صرفه جویی کرده اید.

۲۰ دقیقه زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، لباس ها را به صورت ست شده در کمد بگذارید

کیمی اسمیت می‌گوید: وقتی افراد می‌خواهند برای بیرون رفتن حاضر شوند به دنبال لباس ها با مدل ها و رنگ های خاص هستند تا شیک و زیبا به نظر برسند بنا براین چند دست لباس زیبا را که از قبل از نظر رنگ و مدل ست کرده اید، در کمد خود بگذارید. این کار به شما کمک می‌کند تا در وقت صرفه جویی کنید. اگر سریع حاضر شوید قطعاً سریع تر به کارهایتان خواهید رسید و حال روحی بهتری نیز خواهید داشت. یا می‌توانید برای مدیریت زمان، لباس های هفته ی خود را از قبل انتخاب کنید و در کمد بگذارید. در یکی از روزهای تعطیل می‌توانید لباس‌های مورد نظرتان را انتخاب کرده و با هم ست کنید و آن‌ها را اتو کرده و مرتب در کمد بگذارید. با این کار می‌توانید تا حدود زیادی در وقت خود صرفه جویی کنید.

۳۰ تا ۴۵ دقیقه زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، برای صبحانه اسموتی درست کنید

انگلباخ می‌گوید: اگر میتوانید برای صبحانه خود اسموتی درست کنید و آن‌ها را بسته بندی کنید و در بسته های کوچک فریز کنید. با این روش می‌توانید بدون اتلاف وقت صبحانه ای خوشمزه و مقوی داشته باشید. برای مدیریت رمان تان هر شب قبل از خواب یکی از بسته ها را از فریزر بیرون بیاورید و در یخچال بگذارید تا صبح روز بعد آن را برای صبحانه مصرف کنید. با استفاده از میوه ها و سبزی های گوناگون، اسموتی های خوشمزه و متنوع درست کنید.

۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه زمان صرفه جویی شده به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، چند نوع غذا آماده کنید

یکی از متخصصان تغذیه به نام سامانتا کستی می‌گوید: به منظور مدیریت زمان، جمعه شب ها می‌توانید، از نوعی غلات مانند برنج قهوه ای و سبزیجات مانند (کلم بروکسل، کلم بروکلی، گل کلم) مواد لازم برای چند وعده غذایی خود را آماده کنید. سپس می‌توانید هر بار که می‌خواهید آن را با مواد غذایی دیگر مانند میگو، ماهی یا گوشت قرمز یا غذاهای کنسرو شده و با سایر ادویه جات و سس ها ترکیب کنید و بدون صرف وقت زیاد غذای روزانه خود را حاضر کنید.

5/2 ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی

برای مدیریت زمان، از محصولات فریز شده استفاده کنید

اگر نمی‌توانید یا وقت کافی ندارید که به صورت مداوم به فروشگاه های مواد غذایی بروید و مواد غذایی مورد نیاز خود را خریداری کنید، بزای مدیریت زمان تان می توانید فریزر خود را از مواد غذایی پر کنید. مواد غذایی فریز شده معمولاً تازه می‌مانند و چون از قبل حاضر شده اند می توانند باعث صرفه جویی در وقت ما شوند.

۳ ساعت زمان صرفه جویی شده در هفته به طور تقریبی