چرا برنامه ریزی ضرورت دارد؟ چرا فعالیت هایمان را باید طبق برنامه ای از قبل تعیین شده پیش ببریم؟ آیا راحت تر نیست که روزانه فعالیت هایمان را به ترتیب میزان ضرورتشان انجام دهیم؟ در هر صورت طبیعت همه ما این گونه است که تمایل داریم فعالیت ها را به ترتیب اهمیت انجام دهیم، یعنی اول کار ضروریتر را انجام می‌دهیم و بعد به سراغ دیگر فعالیت ها میرویم و به همین ترتیب. اما این روش همیشه جواب نمی‌دهد و باید همه ضرورت برنامه ریزی را درک کنیم.

در سازمان ها، برنامه ریزی به عنوان یکی از اصلی ترین بخش های اداره‌ی سازمان مطرح است و موفقیت سازمانی به آن بستگی دارد. همچنین در زندگی فردی نیز داشتن یک برنامه‌ی صحیح و تعهد به انجام آن از وجه‌های مختلفی می‌تواند ضروری باشد. همه‌ی ما برای زندگی خود اهداف کوتاه مدت و بلند مدت متعددی تعیین کرده ایم. برای رسیدن به این اهداف گاه نیاز به مداومت و تلاش بسیار داریم. برای مثال فردی می‌خواهد نمره‌ی بالایی در آزمون زبان انگلیسی کسب کند یا فرد دیگری می‌خواهد وزن خود را کم کند تا به یک اندام ایده آل برسد، برای رسیدن به این اهداف گاه باید مسیر سختی را پشت سر بگذاریم و متناسب با هدف خود تلاش کنیم. در راه رسیدن به اهداف زمان بری که نیازمند ایجاد تغییر در سبک زندگی ما هستند، استفاده از یک برنامه‌ی صحیح و عمل به آن بسیار کمک کننده است.

با کمک برنامه‌ریزی می‌توانیم انگیزه‌های شخصی خود را تقویت کنیم و با مرور زمان آن‌ها را حفظ کنیم. داشتن یک برنامه‌ی مشخص کاری در طول روز کمک می‌کند تا از اوقات خود به طور بهینه استفاده کنیم و بهره وری خود را افزایش دهیم. مطمئنا برنامه ریزی درست و عمل کردن به آن مهم ترین گام برای رسیدن به اهداف متعدد است.

مسئله‌ی دیگری که ضرورت برنامه ریزی را به ما یادآور می‌شود این است که اگر ما فعالیت‌های خود را براساس شانس و اقبال و «هرچه پیش آید خوش آید» پیش ببریم حتی در صورت رسیدن به موفقیت، نمی‌توانیم آن را دوباره تکرار کنیم چون از ابتدا الگوی مشخصی برای رسیدن به آن هدف نداشته‌ایم. اما با داشتن یک برنامه ی مشخص و سعی در اصلاح و بهبود آن می‌توانیم بارها و بارها موفقیت خود را تکرار کنیم و با کسب تجربه از برنامه‌های قبلی بهره وری و اثربخشی آن را افزایش دهیم. به طور کلی باید سعی کنیم به گونه‌ای برنامه ریزی کنیم که بدون ابهام باشد و هیچ برنامه‌ای نمی‌تواند برمبنای شانس و اتفاق پیش رود.

اکنون در این مقاله‌ی کوتاه ده گام را که باید برای یک برنامه ریزی موثر برداشته شود، توضیح خواهیم داد. این ده گام ساده ضامن موفقیت شماست و می‌توانید با اجرایی کردن آن به یک برنامه ریزی اثربخش برسید.

بیشتر بخوانید: مهارت‌های مورد نیاز برای مؤسس استارتاپ

مراحل یک برنامه ریزی اثر بخش

این روش می‌تواند هم برای برنامه ریزی های کوتاه مدت و هم بلندمدت مورد استفاده قرار گیرد. برای رسیدن به اهداف خود به ابزار زیر نیاز دارید:

* خودکار (نه مداد)

* کاغذ

* یک دوست صمیمی یا یکی از اعضای خانواده

* چسب

گام اول برنامه ریزی: از کجا آغاز کنیم؟

برای بسیاری از ما پیش آمده که هر چقدر برای رسیدن به هدفی برنامه ریخته‌ایم نتوانسته‌ایم آن را عملی کرده و بدان دست یابیم. برای رسیدن به یک هدف خاص یکی از مهم ترین مسائل انگیزهی کافی است. انگیزه بدین معناست که فرد اشتیاق کافی برای رسیدن به هدف داشته باشد. بنابراین مهم ترین گام در برنامه ریزی هدف گذاری دقیق است. پیدا کردن هدف اصلی ما که انگیزه‌ی کافی و دلایل منطقی برای رسیدن به آن داشته باشیم طی کردن بقیه‌ی راه را بسیار آسان تر می‌کند. هدف ممکن است برای بسیاری از افراد یک عبارت واضح باشد. مثلا ممکن است هدف فردی کم کردن وزن به میزان ده کیلوگرم باشد تا با رسیدن به تناسب اندام سلامتی خود را تضمین کند.

هم چنین نکته ای که باید به آن توجه کرد این است که باید هدف در راستای برطرف کردن نیازها و رسیدن به خواسته های خودمان باشد نه دیگران. برای مثال در کم کردن وزن باید ببینیم که هدف ما کمک به سلامتی خود و تغییر سبک زندگی است یا این که به دلیل سخنان دیگران می‌خواهیم وزن کم کنیم. باید به خودتان فکر کنید تا بهترین هدف را انتخاب کنید.

گام دوم: هدف بلندمدت خود را بنویسید.

منظور از هدف بلند مدت «ویژن» یا چشم انداز نهایی است. باید چشم اندازی در بلند مدت برای خود در نظر بگیرید. مثلا در دو یا پنج سال دیگر می‌خواهید در چه جایگاهی باشید. چشم انداز شما باید شامل جزئیاتی باشد که نشان دهنده‌ی هدف نهایی است. برای دستیابی به این منظور، شرایطی را که در صورت انجام درست برنامه ریزی پیش می آید توصیف کنید. برای توصیف این هدف بلندمدت می توانید از عبارت هایی مانند، «می‌خواهم» و «خواهم توانست» استفاده کنید. این عبارت ها باید با احساس نهایی شما هنگامی که به برنامه ی خود عمل کرده اید و به هدفتان رسیدهاید، همسان باشند.

گام سوم: انگیزه شخصی

«چرا»های بزرگ هدفتان را بنویسید. این به شما کمک می‌کند هدف برنامه ریزی و چگونگی اثرگذاری آن را بر روی خودتان به یاد بیاورید. به عنوان مثال می‌توانید به چراهای زیر پاسخ دهید:

* چرا هم اکنون چنین چیزی برای شما اهمیت دارد؟

* چرا و چگونه دستیابی به این هدف به شما و دیگران کمک خواهد نمود؟

* چرا باید شخص شما در آینده این کار را انجام دهد؟

برای پاسخ به این سوالات بسیار مهم است که با خود صادق باشید، زیرا این پاسخ ها انگیزه های خاص شما را یادآوری می‌کند.

بیشتر بخوانید: مدل برنامه ریزی استراتژیک دیوید

گام چهارم: مشخص سازی

عبارت های کلی و پیام ها حس خوبی ایجاد می‌کنند و منبع انگیزشی مناسبی برای شروع برنامه ریزی و دستیابی به هدفند، اما کافی نیستند. باید چارچوب های دقیق تری برای برنامه ی خود مشخص نمایید. مشخص کنید که از کجا می‌خواهید به کجا برسید. برنامه ریزی که چارچوب دقیقی نداشته باشد مانند آتش زدن چوب کبریت است، سریع آتش می‌گیرد و سریع هم خاموش می‌شود.

گام پنجم: یک برنامه عملی بسازید

در این مرحله باید برنامه‌ی کلی خود را به بخش های مختلف تقسیم بندی کنید تا قابلیت عملیاتی کردن آن بیشتر شود. باید به هر میزان که لازم است، اهداف و برنامه‌ها شکافته شود. برای مثال اگر تصمیم دارید در یک آزمون استخدامی که شامل سه مادهی امتحانی است شرکت کنید، باید با توجه به توانایی هایتان برای هر کدام از ماده های امتحانی و مطالعه‌ی آن ها جداگانه برنامه ریزی نمایید. اگر مطمئن نیستید که برنامه ریزی را به میزان کافی با جزئیات مطرح کردهاید، از خودتان بپرسید: «اگر من به کما بروم و دیگری بخواهد این وظایف را انجام دهد، آیا می‌تواند طبق برنامه ریزی پیش رود؟» یعنی باید برنامه ریزیتان به حد کافی دقیق و با جزئیات لازم باشد.

گام ششم: زمان بندی

پس از این که مشخص کردید چه فعالیت هایی را باید برای رسیدن به اهداف انجام دهید نوبت این است که برای انجام هر کار زمان مشخصی در نظر بگیرید. مشخص کردن زمان و اعمال آن بسیار مهم است. باید به گونه ای زمان لازم برای انجام کار را تعیین کنید که این میزان از انجام کار با سرعت متوسط کمتر باشد. طبق قانون پارکینسون کارها به همان اندازه که ما برایشان وقت داشته باشیم کش می‌آیند یعنی هر چقدر زمان بیشتری داشته باشیم به همان میزان انجام فعالیت بیشتر طول می‌کشد. برای همه ی ما بسیار پیش آمده است که کارهایمان را در زمان‌هایی که وقت بسیار کمتری داشته‌ایم بهتر انجام داده‌ایم. بنابراین سعی کنید زمانی را به انجام کارها اختصاص دهید که از حد متوسط کمتر باشد تا بهانه‌های مختلف را از شما بگیرد و با کارایی بالا فعالیت‌هایتان را انجام دهید.

گام هفتم: برنامه‌ی خود را جلوی چشم بگذارید

برنامه‌ای را که تدوین کرده‌اید جلوی دیدتان قرار دهید. هیچ گاه برنامه ای که داخل کشویی در گوشه اتاق افتاده است، دقیق اجرا نخواهد شد. البته نیازی نیست که کاغذ برنامه ریزی حتما در جایی قرار گیرد که در هر فعالیت تان جلوی چشم باشد. بعضی افراد ممکن است برنامه خود را روی یخچال، آینه یا دیوار اصلی اتاق نصب کنند. من برنامه‌های خود را روی میز تحریرم قرار می‌دهم.

گام هشتم: در مورد برنامه تان با دیگران صحبت کنید

در رواشناسی این اصل اثبات شده که اگر در مورد اهدافمان با دیگران صحبت کنیم مغز فکر می‌کند که به آن هدف رسیده‌ایم و دیگر برای رسیدن به آن تلاش نمی‌کند. اما توجه کنید که اگر در مورد برنامه هایتان با دیگران صحبت کنید این موضوع متفاوت است. در یاری رساندن به اجرایی شدن برنامه ها دوستان و خانواده می‌توانند بسیار موثر باشند. یک دوست دلسوز می‌تواند کمک کند که در همه‌ی مراحل انگیزهی لازم برای رسیدن به هدف را در خود تقویت کنید.

گام نهم: میزان پیشرفتتان را مشخص کنید

مشخص کردن میزان پیشرفت در انجام فعالیت ها خود باعث ایجاد انگیزهای مضاعف است. مثلا اگر هدف شما شامل وظایفی است که هر روزه باید به آن ها بپردازید، با نوشتن آن ها روی کاغذ می‌توانید با زدن ضربدر یا کشیدن یک صورتک خندان انجام آن ها را مشخص کنید. گاهی از اوقات پیش می‌آید که انگیزه‌ی ما در انجام فعالیت ها کاهش پیدا می‌کند در این زمان ها با مراجعه به برنامه ی خود وقتی که می‌بینیم تا کجای مسیر را پیش رفته‌ایم انگیزه ی لازم را کسب خواهیم کرد.

گام دهم: به خودتان پاداش دهید

هر زمانی که به میزان مطلوبی به برنامه های خود عمل کردید، به خود پاداش دهید. همیشه فعالیتهای مثبت تان را یادآوری کنید و از آن ها انرژی لازم را بگیرید. پس از انجام قسمتی از برنامه که به نظر خودتان کافی بوده است به خود استراحت دهید و پاداشی تا آن مرحله در نظر بگیرید. البته نکته ی مهم این است که پاداش نباید مغایر با هدف باشد. مثلا اگر هدف شما کم کردن وزن است پاداش خوردن یک کیلوگرم بستنی به هیچ وجه منطقی نیست.

نکته‌ی پایانی این که همانقدر که برنامه ریزی اهمیت دارد، تعهد به انجام آن نیز مهم است.