اگر برای شروع یک کسب و کار جدید برنامه ریزی می‌کنید، یا در حال آماده شدن برای پذیرش یک شغل مدیریتی هستید و نمی‌دانید که چگونه افراد مختلف با مهارت‌ها، گرایش‌ها، سبک‌های تصمیم گیری متفاوت را مدیریت کنید؛ آنگاه استراتژی‌های رهبری تیم و مهارت‌های اجرایی کردن آن‌ها به شما در انگیزه بخشی به اعضای تیم برای رسیدن به یک هدف مشترک کمک می‌کند.

سعی داریم در این مقاله‌ی کوتاه اهمیت رهبری تیم‌ها، انواع آن‌ها و نحوهی بکارگیری استراتژی‌های مدیریت تیمی موثر را توضیح دهیم. با به کارگیری این استراتژی‌ها می‌توانید گروهی از افراد مستقل را برای انجام وظایف از قبل تعیین شده با حداکثر دقت و کارایی همراه کنید.

بیشتر بخوانید: چگونه استرس خود را مدیریت کنیم

مقدمه ای بر مدیریت تیم

داستان پیرمردی که قبل از مرگش از پسرانش خواست دسته ای از چوب ها را بشکنند، همه شنیده ایم. این داستان به ما نشان می‌دهد که در همه ی ابعاد زندگی ما قدرت در اتحاد است. یک تکه چوب به راحتی قابل شکستن است اما دست‌های از چوب‌ها به این راحتی تسلیم نمی‌شوند. به همین مبنا، کار گروهی نسبت به یک نیروی کار تنها توانمندی‌های بیشتری ایجاد می‌کند.

اگر افراد سازمان اهمیت کار گروهی را به عنوان بخشی از پروژه ی مدیریت سازمان درک کنند، آنگاه می‌توانند عملکرد کلی شرکت را بهبود دهند. برای رسیدن به یک عملکرد مطلوب در رهبری تیم باید گام‌هایی حیاتی برداشت. در ادامه وجه‌های مختلف رهبری و مدیریت تیم توضیح داده می‌شود.

مدیریت تیم چیست؟

مدیریت تیم عبارت است از ایده‌ای که در آن افراد مختلف برای رسیدن به یک هدف مشترک متحد می‌شوند و رهبری با جایگاه بالاتر سرپرستی تیم را برعهده می‌گیرد.

رهبر باید نیازها، توانایی و لیاقت کارکنانش را در نظر گیرد، بدون توجه به این موارد انجام کاری موثر که به نتایجی سودبخش منجر شود امکان پذیر نیست. برای رسیدن به ماموریتی که تیم برای به انجام رساندن آن تشکیل شده، باید از مجموعه‌ی تلاش کارکنان استفاده گردد.

رهبر تیم باید با در نظر گرفتن ابعاد گوناگون پروژه، وظایف مختلف را تقسیم و اولویت بندی کند و با توجه به آن ضمن مشورت با اعضای گروه وظایف روزانه افراد را مشخص کند. هم چنین باید دقت نمود که هیچ کدام از کارکنان احساس نکنند که از گروه کنار گذاشته شده‌اند و باید از هر گونه تعارضی که ممکن است در حین انجام کار پیش آید اجتناب نمود.

بیشتر بخوانید: ده ویژگی یک مدیر موفق

اهمیت مدیریت تیم

مدیریت تیمی موثر و بهره ور مزایای زیادی برای بهبود عملکرد سازمان‌ها دارد. در اینجا چند مزیت مدیریت تیمی بیان می‌شود:

1- ساختمان تیم

واگذاری وظایف متناسب با صلاحیت‌های علمی و عملی کارکنان برای افزایش هر چه بیشتر کارایی تیم اهمیت بسیاری دارد.

2- افزایش محسوس بهره وری

کار گروهی و برقراری ارتباطات شفاف میان کارکنان و رهبر تیم بهره وری را افزایش داده و دستیابی به اهداف سازمان را تسهیل می‌کند. هنگامی که کارکنان دیدگاه شفافی نسبت به وظایفشان داشته باشند، تمرکز بیشتری نیز خواهند داشت.

3- کشف استعدادها

فعالیت در قالب گروه، فرصت‌های زیادی برای کشف ایده‌های جدید و یادگیری ایجاد می‌کند. هم چنین با افزایش همکاری میان افراد، تبادلی از مهارت ها صورت می‌گیرد که منجر به نتایج گوناگون و موفقیت‌های بیشتر در وجه‌های مختلف زندگی می‌گردد.

4- رضایت مشتریان

با افزایش بهره وری و ایجاد چشم اندازهای موفق و اتمام به موقع پروژه‌ها رضایت مشتریان نیز حداکثر می‌گردد. هم چنین فعالیت در یک محیط سالم و پرانگیزه باعث افزایش حس موفقیت در کارکنان می‌شود.

5- انگیزه

انگیزه مانند سوخت یک اتوموبیل باید همیشه به کارکنان تزریق گردد. این انگیزه بخشی می‌تواند در قالب تقسیم وظایف هیجان انگیز یا در نظر گرفتن مشوق های اضافی برای تلاش‌های قابل توجه باشد.

6- بازخورد

این که کارکنان بتوانند نظرات و بازخورد دلخواه خود را نسبت به نتایج اعلام کنند، رضایت آنان را در پی خواهد داشت. هم چنین بهره گیری از این بازخوردها می‌تواند سازمان را در موقعیت های بعدی یاری داده و با استفاده از ایده های خلاق کارکنان سازمان می‌تواند در بحران های بعدی ایستادگی کند.

انواع مدل های تیمی

1- تیم های متقابل کارکردی (cross-functional team)

در این گونه تیم ها، کارمندان با سابقه های کاری گوناگون در بخش های متفاوت و با مسئولیت های متفاوت در کنار هم جمع می‌گردند تا به یک هدف مشترک دست یابند. این تیم شامل افراد مختلف با علایق، دانش و مهارت های گوناگون است تا بتوانند وظیف های را به انجام برسانند.

2- تیم های خودگردان (self-managed team)

تیم های کاری خودگردان بدون رهبر کار می‌کنند و فعالیت ها را به گونه ای سازماندهی می‌کنند که مسئولیت ها و تصمیم گیری ها با حداکثر کارایی تفویض گردد.

3- تیم های پروژهای (taskforce team)

این گونه تیم ها برای به انجام رساندن یک کار ویژه و رسیدن به یک هدف مشخص تشکیل می‌شوند. این تیم با یک وظیفه مشخص و یک تاریخ پایان کار دقیق طراحی می‌شود.

4- تیم های موقت (temporary team)

تیم های موقت، تیم هایی هستند که برای دستیابی به یک هدف کوتاه مدت تشکیل شده اند. به محض دستیابی به هدف مورد نظر تیم نیز منحل می گردد.

5- تیم های مجازی (virtual or cyber team)

در تیم های مجازی افراد حضور فیزیکی در کنار هم ندارند و افراد برای برقراری ارتباط از کامپیوتر یا وسیله های الکترونیکی دیگر بهره می‌گیرند. عموما این گونه تیم ها برای به انجام رساندن یک پروژه ی کاری از اینترنت استفاده می‌کنند و برای رسیدن به اهداف مشترک خود از یکدیگر یاری می‌گیرند.

بیشتر بخوانید: برای زندگی مان برنامه ریزی داشته باشیم

چگونه یک تیم را مدیریت کنیم؟ چند استراژی پرکاربرد برای مدیریت تیم

مهارت های ضروری و پرکاربرد بسیاری برای مدیریت بهتر تیم ها وجود دارد. یک مدیریت تیمی موفق از فاکتورهای گوناگونی تشکیل می‌شود. مدیریت تیم یک مهارت مهم برای هر مدیر است که برای به سرانجام رساندن وظیفه‌ی تیم ضروری است.

رهبران باید مسئولیت های گوناگونی را در قبال تیم بپذیرند. تفویض اختیارات، هدایت، کنترل و افزایش بهره وری از مهم ترین وظایف مدیر است. حال برخی از استراتژی های کاربردی که برای بهبود مدیریت تیمی ضروری است توضیح داده خواهد شد.

1- ارتباطات

برقراری یک ارتباط دو طرفه و مناسب بین کارمندان و رهبر برای درک بهتر از کار و وظایف ضروری است.

2- شفافیت

ایجاد یک محیط شفاف و سالم به ایجاد اعتماد در کارکنان نسبت به رهبر تیم کمک ویژه ای می‌نماید.

3- هدف مشخص

هدف مشخص منجر به ایجاد یک ذهن فعال و روشن خواهد شد که از نظر استراتژیکی و منطقی برای اجرای بهتر وظایف بسیار ضروری است و یکی از گامهای اصلی برای مدیریت تیم است.

4- مهارت های سازمانی و وظیفه‌ای

تحقق مدیریت تیمی موثر مستلزم تفویض اختیار مناسب است و تفویض اختیار مناسب هنگامی عملی می‌گردد که کار بین اعضا به طرزی صحیح تقسیم شود. هم چنین تفویض اختیارات باعث ایجاد اعتماد به نفس در کارکنان می‌گردد. به این دلیل که تفویض اختیار متناسب به کارکنان نشان می‌دهد که مدیران به توانایی ها و مهارت های کاری آن ها ایمان و اعتماد دارند.

5- احترام

ایجاد یک فضای محترمانه در دفتر یا محیط کار از ضروریات است. گوش دادن به مشکلات کارکنان با رده های سازمانی پایین برای پیشگیری از وقوع اتفاقات نابهنجار همان قدر ضروری است که گوش دادن به کارکنان با رده‌ی بالای سازمانی.

6- اعتماد

ایجاد حس اعتماد در کارکنان با رفتارهای صمیمانه‌ی پایدار بسیار اثربخش است. هم چنین پایه نهادن ارتباطی براساس اعتماد نیز توصیه شده است.

7- پیشگیری از ارتباطات یک سویه

در جریان کار مطمئن شوید که هیچ کس احساس طرد شدن یا شنیده نشدن در جریان کار را نداشته باشد. بسیار مهم است که هنگام صحبت کردن درباره‌ی مسائل پیچیده و مبهم به صورت قابل فهم و ساده صحبت کرد.

8- انعطاف

اعضای تیم نیاز دارند که اختیارات لازم را هنگام انجام وظایفشان داشته باشند. هم چنین کارکنان باید انعطاف لازم برای برقراری تعادل میان زندگی شخصی و کاری خود را داشته باشند. این اختیار دهی متناسب به افزایش خلاقیت و بازده کارکنان منجر خواهد شد که در نهایت اثربخشی سازمانی را رقم خواهد زد.

9- برنامه های پاداش

مدیریت موثر تیم همچنین نیازمند شناسایی کارکنانی است که کارشان را خوب انجام می‌دهند. این شناسایی به آن ها نشان می‌دهد که تلاش هایشان هدر نمی‌رود و مورد توجه واقع می‌شود. این تلاش ها باید با ارتقاء درجه، پاداش و جوایز گوناگون جبران گردد. اختصاص پاداش به کارکنان قسمتی ضروری از مدیریت تیم است تا موجب افزایش اعتماد کارکنان و رضایت آن ها گردد.

10- آموزش

درمیان فعالیت های معمولی که برای گسترش توانمندی های کارکنان صورت می‌گیرد باید توانایی های آنان به روز شود. این توانمندی ها به ساخت یک تیم قوی که می‌تواند در برابر مشکلات ایستادگی کند منجر می‌گردد. با افزایش مهارت کارکنان و یادگیری متدولوژی ها، بکارگیری ابزارها و غیره خروجی های تیم نیز می‌تواند به طور موثری افزایش یابد. افزایش توانمندی های افراد تیم آمادگی آن را افزایش می‌دهد.