امروزه سرعت رشد و گسترش تکنولوژی و ابزارهای هوشمند همه گیر شده است و اجتناب از آن‌ها امکان پذیر نبوده و ساده نیست و می‌توان گفت که در تمام جلوه های زندگی بشر رسوخ کرده و نقش اساسی دارد. تکنولوژی را می‌توان همچون یک شمشیر دو لبه  برای افراد در نظر گرفت، چون از  یک ‌سو، گوشی ‌های هوشمند و رسانه ‌های اجتماعی مختلف وجود دارند که افراد در آن عضو شده و  باعث می‌شوند که بدون توجه به گذر زمان، وقت خود را در این فضا سپری کنند و از سویی دیگر، نرم ‌افزارهای جدیدی وجود دارند و روز به‌ روز آپدیت شده و توسعه داده می‌شوند و نقش زیادی در امور روزمره ی شما ایفا می‌کنند و می‌توانند در برنامه‌ ریزی‌ های کوتاه‌ مدت و بلند مدتی که در نظر دارید، کمک شایانی می‌کنند.

استفاده از تکنولوژی در برنامه‌ ریزی ‌های روزمره و مهم به معنای مشخص کردن آن دسته از مسائل و موضوعاتی است که نیاز به توجه بیشتر بدان وجود دارد. تعداد بسیار زیاد و بیشماری برنامه و اپلیکیشن در  زمینه ی مدیریت زمان و برنامه ریزی برای انجام امور گوناگون وجود دارد که می‌توانید با بهره مندی از آن‌ها از مدت زمانی که در اختیار دارید به صورت بهینه استفاده کنید، اما باید این موضوع را در نظر داشته باشید که ممکن است همه‌ ی آن‌ها متناسب با نیاز های شما نباشد و استفاده از یک نرم ‌افزار اشتباه به طور حتم، میزان آسیب بیشتری را  نسبت به نداشتن برنامه، به شما وارد می‌کند، بنابراین مهم است که از چه نرم ‌افزاری برای این امر استفاده می‌کنید. شما بایستی با توجه به نیاز و برنامه های خود و در نظر داشتن ویژگی های نرم افزار مورد نظر، هر یک از آن‌ها را که برای شما ایده آل تر است را انتخاب کنید. داشتن یک برنامه ‌ریزی دقیق و اصولی در زندگی موجب ایجاد شادی، بهره‌ وری و آرامش و اطمینان خاطر می‌شود و بسیار جذاب‌ تر خواهد شد. اگر برنامه ریزی و مدیریت آن در دستان تکنولوژی قرار بگیرد، بسیار بهینه تر و صحیح تر انجام خواهد شد.

در این مقاله با توجه به اهمیت تکنولوژی در زندگی انسان ها، به طور مفصل در مورد به کارگیری تکنولوژی در جهت بهینه سازی برنامه کاری صحبت خواهیم کرد و شما با مطالعه آن می‌توانید به نکات مهمی در خصوص چگونگی استفاده از تکنولوژي و سرعت عمل حاصل از آن در کارهای خود دست یابید.

بیشتر بخوانید: تکنولوژی بهداشتی؛ اولین نقشه سه بعدی از ویروس کرونا تا تاثیرات منفی گوشی بر مغز انسان

استفاده‌ از تکنولوژی و مدیریت زمان‌

شما با استفاده از تکنولوژی و دانش روز در زمینه ی کاربرد آسان مدیریت زمان و داشتن تقویم مدیریتی، می‌توانید  با برنامه ریزی دقیق و  جامع، تمام امور خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید، به عبارتی یکی از مزایای تکنولوژی، به خصوص برای صاحبان مشاغل مختلف با مشغله های کاری فراوان این است که اجازه دهند کل برنامه ‌ی کاری آن‌ها به ‌طور کامل تحت کنترل قرار بگیرد و این امر با استفاده از برنامه ‌هایی انجام می‌شود که به‌ صورت تقویم روزانه ارائه شده و  بر زمان‌ بندی امور و مدیریت صحیح آن ‌متمرکز است، این چنین نرم افزارهایی برنامه‌ های شما را  به نحوی  قرار می‌دهند که دیزاین جالبی داشته باشد، فهم آن برای شما آسان بوده و مانع از گیج شدن شما در خواندن آن شود. عدم داشتن نرم افزار برنامه ریزی باعث می‌شود که شما همواره دچار هرج و مرج باشید و یا از مسیر اصلی خود منحرف شده و بسیاری از اجزای مربوط به برنامه‌ی خود را از دست دهید.

یک تقویم مدیریتی خوب، بیشتر از هر چیز دیگری، شما را در مسیر برنامه‌ ی اصلی‌تان قرار خواهد داد، همچنین برای اطرافیان شما نیز بسیار مفید واقع خواهد شد. تقویم ‌های پویا به کاربران اجازه می‌دهند تا برنامه‌ های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند و این موضوع باعث می‌شود که برگزاری جلسات ملاقات و زمان ناهار و سایر زمان ‌بندی ‌ها به ‌طور قابل‌ توجهی آسان ‌تر شود و زمان کمتری برای هماهنگی‌ ها به هدر رود.

برای استفاده‌ ی بهینه از تکنولوژی در حوزه‌ی زمان ‌بندی‌ ها، در ابتدا بایستی یک پلتفرم مناسب را برای میزبانی برنامه‌ های خود انتخاب کنید و آنچه را که باید در طول روز، هفته و ماه انجام دهید را بدان سپرده و یک برنامه زمان بندی دقیق داشته باشید.

استفاده‌ از تکنولوژی و آنالیز کامل زمان

 تقریبا تمام افراد در مورد بررسی و تجزیه و تحلیل دقیق و کامل زمان خود برای انجام امور مختلفی که در دست اقدام دارند، یک ایده‌ ی کلی دارند. اما با کمک تکنولوژی و نرم افزارهای مختلفی که در این زمینه و  با ویژگی های جدید معرفی می‌شوند، می‌توانند به شیوه ای نوین تر بدان دست یابند. دانستن این‌که چقدر زمان صرف فعالیت ‌های مختلف در طول روز می‌شود، قطعا امری دشوار است و شاید اصلا مورد توجه نباشد ولی با در نظر داشتن آن، می‌توان زمان خود را صرفه جویی نموده و در شرایط بهتر و مناسب تر و برای انجام امور مهم تر به کار برد.

معمولا در محیط های کاری، کارکنان بخش های مختلف سازمان، 28 درصد از زمان خود را با وقفه ‌های ناخواسته پر می‌کنند که رسیدگی به این امر و جلوگیری از آن و یا به حداقل رساندن این زمان با کمک برنامه های آنالیز زمان کاری قابل انجام است. یکی از بهترین راه ها برای اینکه بدانیم چه‌کاری می‌توان انجام داد تا از این وقفه ‌های ناخواسته جلوگیری کرد و به یک برنامه ‌ی ایده آل دست یافت، این است که آن را به اجزای کوچک‌ تر تقسیم کنید و بدانید که شما و یا کارمندانتان چگونه هر دقیقه از روز خود را سپری می‌کنید؟ استفاده از نرم‌ افزاری که نحوه‌ ی سپری کردن زمان را آنالیز می‌کند، یک گام ضروری برای متعادل ساختن زمان‌ بندی شما می‌باشد. برخی نرم‌ افزارهای تقویم، دارای ابزار آنالیز زمانی هستند و می‌توانند به کار گرفته شوند.

زمانی که برنامه ‌ی خود را به اجزای کوچک ‌تر تفکیک نمودید، به دنبال راه‌ هایی برای بهبود بالقوه آن باشید، به‌ عنوان ‌مثال از خود بپرسید، آیا زمانی را که شما در جلسات سپری می‌کنید واقعا برایتان مفید هستند ؟ در مورد تماس ‌ها نیز این موضوع را بررسی کنید و دریابید که چگونه زمان خود را صرف کارهای مختلف می‌کنید.

استفاده‌ از تکنولوژی و برگزاری جلسات پویا

بهره مندی از تکنولوژی روز و برنامه های مختلفی که وجود دارد می‌توانند به شما کمک کنند تا جلسات کاری خود را به شیوه ای پویا تر برگزار کنید زیرا جلسات، یک عنصر اصلی و مهم در محل ‌های کاری محسوب می‌شوند. اما اجرای سنتی آن‌ها، نواقص عمده ‌ای را در بر دارد، مدیران اجرایی بیش از دو سوم جلسات را به ‌عنوان شکست کامل و بدون هیچ‌ گونه دستاوردی می‌دانند. هنگامی‌که صحبت از گنجاندن فناوری در جلسات کاری می‌شود، اغلب به تکنولوژی ویدئو کنفرانس اشاره می‌کنند، این ‌یک ابزار مهم برای هر شرکت در جهت برقراری ارتباطات به‌ صورت دیجیتال می‌باشد. در حالی‌که این ابزارهای اتصال، برای برقراری ارتباط با کارمندان دور کار، مشتریان و پیمانکاران از راه دور ارزشمند هستند،  اما نمی‌توان آن‌ها را تنها روش دیجیتالی برای بهبود جلسه ‌های کاری دانست.

چیزهای ساده مانند نظرسنجی ‌های آنلاین به‌ صورت ناشناس، می‌توانند یکی از بهترین روش ‌ها برای شنیدن صدای کارمندان باشند. ابزار های ارزشمند و حرفه ‌ای‌ دیگری وجود دارند که برای حصول اطمینان از برگزاری جلسات شما به ‌طور صحیح استفاده می‌شوند. برگزاری جلسات به صورت پویا، تضمین می‌کند که تمام موضوعات مربوطه پوشش داده می‌شوند و تا جایی که ممکن است، زمان کمی به هدر می‌رود.

بیشتر بخوانید: آیا کسب و کار شما آمادگی ادغام با فناوری را دارد

استفاده‌ از تکنولوژی در اتوماسیون اداری

یکی از بزرگ ‌ترین مشکلاتی که در مورد زمان ‌بندی وجود دارد کارهای بزرگ و کوچکی هستند که زندگی اداری را تعریف می‌کنند، مانند: چک کردن ایمیل ‌ها، چاپ اسناد، ویرایش فایل ‌ها، ذخیره‌ سازی پرونده ‌ها، و غیره که بسیاری از این فعالیت ‌ها اجتناب ‌ناپذیر هستند، بنابراین خودکار کردن آن‌ها تنها راهی است که انجام آن‌ها را از برنامه‌ ی اصلی شما حذف خواهند کرد.

تمام کارهای تکرارشونده ‌ای که نیاز به انرژی فکری ندارند را از طریق این قبیل برنامه ‌ها می‌توانید انجام دهید. برنامه‌ ریزی، فقط به معنای آزاد کردن واحد های بزرگ زمان نیست، بلکه به معنای حداکثر نمودن استفاده‌ی بهینه از لحظات کوچک است.

استراحت کردن، کلید حفظ بهره ‌وری است و اگر در فواصل مشخصی استراحت ‌های کوتاهی را در نظر بگیرید، در کار خود مفیدتر و فعال تر خواهید بود. برنامه ‌های کاربردی بسیاری وجود دارد که بر روی کمک‌ های امدادی جهت از بین بردن استرس، تمرکز دارند و به شما یاد می‌دهند چه زمان ‌هایی را استراحت کنید و در طی زمان استراحت خود چه‌کارهایی انجام دهید. با قدم زدن در محیط اطراف، خواندن یک کتاب و یا حتی فکر  کردن و تمرکز می‌توانید به‌ طور قابل‌توجهی بهره‌ وری خود را در زمان انجام کار، افزایش دهید.

تکنولوژی، ارزشمندتر از آن چیزی است که بتواند کنار گذاشته شود، بنابراین بسیار مهم است که در زندگی کاری خود نیز از آن بهره ببرید. اپلیکیشن های زیادی وجود درند که می‌توانند تفاوت بزرگی را در روز کاری ‌تان ایجاد کنند. استفاده از تکنولوژی مناسب با برنامه های روزانه کاری شما می‌تواند اطمینان خاطر بیشتری را به شما انتقال دهید و امورتان را مدیریت نماید.