اگر شما یک استاد دانشگاه، یک سخنران و یا صاحب کسب و کاری هستید، حتما برایتان پیش آمده که جلسه ای برای کارمندان و یا دیگر افراد برگزار کرده اید و در اکثر مواقع با این مورد مواجه شده اید که جلسه را به پایان رسانیده و از مخاطبان سوال می‌پرسید که آیا کسی سوالی در مورد مطالب بیان شده دارد و یا مطلب و نکته ای برای اضافه کردن بر صحبت های شما دارد، و اندکی درنگ می‌کنید و پاسخی از کسی نمی‌شنوید. در اینجا شما ممکن است به این نتیجه برسید که یک جلسه ی عالی برگزار کرده اید و تمام گفته های شما موثر واقع شده و افراد آن را کاملا درک کرده اند و از برگزاری جلسه ای شگفت انگیز و بازخوردی که دریافت خواهید کرد، خرسند می باشید. اما باید گفت واقعیت این ‌گونه نیست.

این موضوع برای تمامی صاحبان مشاغل و مدیران یک مشکل بزرگ محسوب می‌شود. زیرا بیشتر اوقات کارمندان شما در جلساتی که برگزار می‌کنید، سکوت کرده و چیزی نخواهد گفت. و نکته ی مهم این است که این سکوت به این معنا نیست که  تیم شما حرفی برای گفتن ندارند. بلکه ریشه ی مشکل در عدم مشارکت آن ها در بحث و گفت و گو و به عبارتی عدم حضور فعال آن‌ها در جلسات کاری شرکت می‌باشد.

بیشتر بخوانید: آموزش نکاتی برای نشان دادن قدردانی در محیط کار

اگر شما با این مشکل مواجه هستید به ادامه مطلب توجه کنید. در اینجا دلایلی مبنی بر عدم مشارکت کارمندان و روش هایی برای جلوگیری از آن آورده شده است.

تیم شما تصور اشتباهی از مشارکت در جلسات دارند

ساده‌ ترین دلیل عدم مشارکت کارمندان شما در جلسات برگزار شده، تصور اشتباه و یا برداشت اشتباه آن‌ها از برگزاری جلسه می‌باشد. تیم شما معمولا این گونه فکر می‌کنند که شما ازقبل تصمیماتی گرفته اید و اکنون برای آن‌ها بیان می‌کنید و نظرات آنها تاثیری بر تصمیم گیری شما ندارد، به همین دلیل آن‌ها سکوت کرده و در جلسات با شما صحبت نمی‌کنند و به بحث و گفت و گو نمی‌پردازند.

شما باید همواره در پی برقراری ارتباط مفید و سازنده با کارمندان خود باشید و موضع جلسات را برای آن‌ها بیان کرده و بگویید که نیاز به مشورت و گفت و گو با آن‌ها و تصمیم گیری گروهی دارید و نتیجه ای که از این جلسه گرفته می‌شود برای همگان و کل شرکت و سازمان موثر است. در این شرایط شما می‌توانید انتظار مشارکت صمیمانه کارمندان خود را داشته و از نظرات آن‌ها بهره مند شوید.

بیشتر بخوانید: چگونه به خودشناسی برسیم؟

تیم شما به مشارکت در جلسات اهمیت نمی‌دهند

بی اهمیت بودن جلسات کاری برای کارمندان، برای هر کسب و کاری جای تأسف دارد، اما گاهی اوقات مشاهده می‌شود که مدیران با این ‌گونه مشکلات مواجه هستند و دلیل اصلی آن، اینست که بین اعضای تیم، نقش آن ‌ها و دستور کار جلسه، هماهنگی و ارتباط صحیح وجود ندارد. وقتی افراد اطلاع دقیقی ندارند که چیزی به شغل آن‌ ها مرتبط است، پردازش آن به روشی معنی ‌دار برای آن‌ ها دشوار است. به همین دلیل نقش فعالی در حین جلسات ندارند و تنها کار مفیدی که  انجام می‌دهند، پرسیدن سؤالاتی جزئی و شاید نامرتبط باشد، زیرا آن ‌ها فقط  می‌‌خواهند جلسه به پایان برسد تا بتوانند به سمت یک‌ کار مهم‌ تر بروند.

به ‌هر حال وقتی این اتفاق می‌افتد، باید گفت تقصیر کارمندان نیست. مطمئناً دلیل آن، عدم شفاف سازی مأموریت شغلی یا سازمانی است که به طور صحیح بدان نپرداخته و برای کارمندان ارائه نشده است. و در این  شرایط یک مشکل بزرگ ‌تر وجود دارد. یعنی کارمندان به‌ هیچ عنوان نمی ‌دانند که موضوع جلسه به آن ‌ها یا شغل آن ‌ها مرتبط است، بنابراین آن ‌ها اهمیتی بدان  نمی‌دهند و در آن مشارکت ندارند. شما به ‌عنوان یک رهبر وظیفه دارید که موضع جلسات و چگونگی تأثیر نتایج آن بر افراد و اهمیت مشارکت آن‌ها را برایشان تشریح کنید.

تیم شما درکی از مشارکت در جلسه ندارند

اگر تیم شما گیج شده است و درکی از موضوع جلسه و ماهیت آن نداشته باشد. طبعا تلاشی برای مشارکت و صحبت نمی‌‌کند. کار شما ایجاد فضای امن برای افراد و استفاده از روش هایی برای درک بهتر افراد و ترغیب آن‌ها برای سؤال پرسیدن و مشارکت فعال در جلسات کاری می‌باشد. در این شرایط تیم شما احتمالاً فرضیات معیوب را به چالش می‌‌کشد و به بهتر شدن تصمیم نهایی کمک می‌‌کند.

بیشتر بخوانید: آیا دورکاری (کار از خانه) برای ما مناسب است؟

تیم شما مشارکت را مفید نمی‌داند

وقتی‌ که افراد در جلسات بسیاری حضور دارند و شرکت می‌کنند اغلب فکر می‌کنند که تحت ‌فشار هستند و یا به اجبار در آن جلسه حاضر شده اند و با خودشان می‌‌گویند آیا من تنها کسی هستم که این را احساس می‌کنم یا دیگر کارمندان هم این جلسات را غیر ضروری می‌دانند و آن را تنها مختص به مدیر شرکت می‌دانند. وقتی کارمندی چنین فکر می‌کند که تنها کسی است که باید چنین احساسی را تجربه کند، احتمال کمی وجود دارد که مشارکت کرده و چیزی بگوید.

آن‌‌ها به خودشان می‌گویند اگر شخص دیگری نیز این‌ گونه احساس کند، حتماً شکایت داشته و چیزی خواهد گفت، اما ازآنجا که کسی حرف نمی‌‌زند، آن‌ها تصور می‌کنند که این جلسه فقط از نظر آن‌ها بی فایده است و تنها آن‌ها این احساس را دارند.

به کارمندان بگویید و نشان دهید که از بازخورد آن‌ها قدردانی می‌‌کنید و مشارکت آن‌ها را در جلسات امری مهم و برای موفقیت های آینده شرکت مفید و ضروری می دانید و فرصت بحث و صحبت پیرامون موضوعات پیش رو و به اشتراک گذاشتن آن‌ها را فراهم کنید. اگر به شیوه درستی عمل کنید، حتماً پاسخ مناسبی دریافت خواهید کرد.