برخی کارمندان در طی دوره ی کاری خود به سفر کاری اعزام می‌شوند و برخی دیگر سفر کاری جز برنامه های دائمی آن‌ها محسوب می‌شود و یا برخی مدیران و صاحبان مشاغل بزرگ برای عقد قرارداد و یا بازدید از سازمان ها و کارخانجات به سفر می‌روند.

بنابراین برای برخی از کارمندان، می‌تواند یکی از جالب ‌ترین مزایای شغلی و برای عده ای دیگر بسیاردشوار باشد. اگر سفر کاری بخشی از کار و ماموریت کاری شماست، باید سعی کنید آن را پذیرفته و به خوبی از پس آن برآیید و به عنوان یک نماینده و فردی از سوی سازمان خود تبادل گر ایده ها باشید، با افراد جدیدی ملاقات کرده و با آن‌ها مشارکت کنید.

آماده شدن و برنامه ‌ریزی سفر می‌تواند بسیار جالب و هیجان انگیزباشد. ولی زمانی که صحبت از سفر کاری باشد، ممکن است استرس ‌زا بوده و کمی از زیبایی سفر بکاهد، اما برای رفتن به ماموریت کاری، با برنامه ریزی صحیح و زمان بندی دقیق می‌توان از استرس سفر کاسته و با خیال آسوده اقدام کرد و در نهایت ماموریت به خوبی پایان یافته و با نتیجه ای عالی به سازمان خود بازگردید.

در اینجا نکاتی مبنی بر چگونگی برنامه ‌ریزی برای سفر کاری و روش های مختلفی برای آسان تر ساختن و انجام موفقیت آمیز آن آورده شده است، زیرا سفر کاری و انجام درست و صحیح آن و نتیجه ای که از آن حاصل می شود بخش مهمی از شغل شماست.

بیشتر بخوانید: قدرت ذهن تان را دست کم نگیرید

آگاهی از میزان بودجه در سفر کاری

بعد از ابلاغ رسمی از سوی شرکت و کسب اجازه از رئیس، جزئیات برنامه سفر شما برایتان شرح داده می‌شود و هدف از برنامه و سیاست های مد نظر، مکان سفر، ساعت ملاقات، و نتیجه ی دریافتی مورد نظر برای شما ارائه می‌شود و آنچه که برای شما مهم است و باید از آن اطلاع داشته باشید اینست که بدانید چه میزان بودجه‌ دارید. آیا باید فاکتور و لیست جزییات را ارائه کنید؟ چطور می‌توانید از بودجه سفر استفاده کنید؟

سعی کنید در این مورد و هر آنچه که بدان درطول سفر نیاز دارید، پاسخ ‌های واضح دریافت کنید. تا به راحتی در طول سفر بتوانید هزینه کنید و دغدغه و نگرانی از بابت این موضوع برای شما ایجاد نشود و تمرکز شما بیشتر بر برنامه ی سفرتان باشد. می‌توانید از کارفرمای خود درخواست کنید که یک کارت اعتباری کارمندی برای شما در نظر داشته باشد و آن را در طول سفر به شما ارائه دهد. زیرا کارت اعتباری  کارمندی می ‌تواند ابزاری مفید برای صاحبان مشاغل باشد و از این طریق به آسانی برخی از هزینه‌ های کارمندان را تحت کنترل خود داشته باشند. اختصاص یک میزان بودجه نا محدود به کارمند شاید امکان پذیر نباشد و احتمال آن بسیار کم است. حتی اگر برای شما محدودیت هزینه در نظر گرفته نشده باشد، شما غیر منطقی نبوده و بیشتر از محدوده ی مورد نظر هزینه نخواهید کرد. و با صرفه جویی در هزینه ‌های سفر کاری خود به نفع شرکت عمل نموده و مدیر خود را تحت تأثیر قرار دهید. که این موضوع می‌تواند اعتماد آن‌ها را به شما جلب نموده و راهی برای ارتقای شغلی باز کند.

هنگامی‌ که فهمیدید بودجه شما چقدر است، تعیین کنید که کدام نیاز شما در طول سفر اولویت بیشتری برایتان دارد و میزان بیشتری از بودجه ی خود را صرف همان کنید، به ‌عنوان ‌مثال، اگر دچار بیماری و دردهایی در ناحیه پا و کمر هستید و نیاز به وسیله نقلیه مناسب تر دارید می‌توانید بودجه بیشتر را برای هزینه حمل و نقل خود صرف کرده و بودجه غذایی خود را کاهش دهید. یا اگر با مترو راحت نیستید، هزینه‌ های خود را درجایی دیگر کاهش دهید تا بتوانید به ‌جای آن یک تاکسی بگیرید.

بیشتر بخوانید: راهکاری جالب و سریع برای رهایی از بن بست ذهنی

برنامه ریزی صحیح برای سفر کاری

این احتمالاً وقت‌ گیرترین و مهم ترین مرحله ی سفر شماست. اگر کلیه جزئیات مربوط به کنفرانس یا دفتری که در آن حضور یافته و در جلسه ی مذکور شرکت خواهید کرد را داشته باشید، می‌‌توانید به ‌راحتی پروازها، محل‌ اقامت و سرویس حمل ‌و نقل مورد نیاز خود را قبل سفر تعیین کرده و برنامه‌ ریزی کنید. تا به درستی و در زمان دقیق در آن جا حاضر باشید. توصیه می‌شود نقشه ی محل و آدرس دقیق و زمان های تعیین شده را بر روی گوشی همراه و یا رایانه خود داشته باشید تا بتوانید بدون استرس و با آرامش هر آنچه که لازم دارید را تهیه کنید. تنها به گزینه ‌های موجود و پیشنهادی در وب ‌سایت‌های مسافرتی تمرکز نکنید سعی کنید خودتان به نرم افزارهای مسیر و آدرس یابی رجوع کنید تا هم از هزینه های حمل و نقل  آگاهی یابید و هم با توجه به زمان لازم برای رسیدن به مقصد، بتوانید محدودیت زمانی به خود اختصاص دهید، در غیر این صورت ممکن است ساعت‌ ها به جستجو بپردازید و نتوانید به موقع و سر وقت برای جلسه حاضر باشید. و همه ‌ی موارد از جمله زمان عزیمت و ورود به مقصد، هزینه‌ های بار، زمان مورد نظر برای تحویل بار را در نظر بگیرید.

برنامه ای برای بعد از رسیدن به مقصد خود تنطیم کنید و به مکان‌های اقامتی و مقایسه آن‌ها نسبت به یکدیگر بپردازید. در صورت امکان سعی کنید جایی نزدیک به کار خود انتخاب کنید. اگر جایی نزدیک نیافتید، در نظر داشته باشید که از چه وسیله ای برای حمل‌ و نقل و رفت ‌و آمد باید استفاده کنید.

سرانجام، سعی کنید چیزی را در برنامه سفر برای خودتان اختصاص دهید. شاید یک پیاده ‌روی عصرانه در قسمت دیدنی شهر و یا بازدید از یک مکان معروف باشد. درهرصورت، سعی کنید چیزی را در سفر خود داشته باشید که از آن لذت ببرید. بعد از این که جزئیات را بررسی کردید، همه را کنار هم قرار دهید. اگرچه ممکن است برای شما کاری زمان ‌بر باشد، اما از ضروریات سفر شماست. زیرا داشتن یک برنامه جامع همراه با جزییات دقیق می ‌تواند سفر را لذت بخش ‌تر کرده از آشفتگی شما در طی سفر جلوگیری کند. با انجام برنامه ‌ریزی قبل از سفر، می‌‌توانید روی کارهایی که در آنجا انجام خواهید داد متمرکز شوید. و در صورت لزوم، برنامه سفر کاری خود را با افراد مرتبط به اشتراک بگذارید.

بیشتر بخوانید: چگونه به خودشناسی برسیم؟

کپی برداری از مدارک سفر کاری

از مدارک سفر خود مانند ویزا، گواهینامه رانندگی یا گذرنامه یک سری کپی تهیه کرده و آن را در یک فایل قرار دهید. همچنین شماره کارت اعتباری و شماره تماس خود را در جایی یادداشت کنید، تا در صورت گم‌ شدن یا سرقت کارت، بتوانید پیگیری کنید. مدارک شناسایی خود را درجایی قرار دهید که به آن ‌ها به ‌راحتی دسترسی داشته باشید.

تمام مدارک و اطلاعات خود را در سرویس‌هایی مانند گوگل درایو ذخیره کنید. یا عکس‌هایی از آن‌ ها بگیرید که بتوانید از هر جای دیگری اطلاعات مورد نیاز را به دست آورید. گاهی اوقات شرایط اجتناب ‌ناپذیری پیش می‌آید. مثلاً چمدان تان به موقع نمی‌رسد. به همین دلیل توصیه می‌شود که همیشه یک ساک همراه کوچک با یک لباس اضافی، دارو، عینک، مسواک و خمیردندان، شارژر اضافی و لوازم الکترونیکی همراه داشته باشید